Gmina Kłomnice - Rok 2021

OR.0050.68.2021

Zarządzenie Wójta Gminy Kłomnice

Nr 68/2021

z dnia 15.06.2021 r.

w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania oceny i kontroli realizacji zadań publicznych przez organizacje pozarządowe

Na podstawie art. 30 ust. 1 i 2 i art. 33 ust 3 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 713 z późn. zm.), art. 17 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1057 z późn.zm.) oraz art. 69 ust. l pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 305 z późn. zm.), oraz Uchwały Nr 196/XXIV/2020 Rady Gminy Kłomnice z dnia 4 grudnia 2021 roku w sprawie przyjęcia Programu współpracy Gminy Kłomnice z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami wymienionymi w art. 3 ust.3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie na rok 2021 zarządzam, co następuje:

§1

Celem zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, wprowadza się zasady i tryb przeprowadzania oceny i kontroli realizacji zadań publicznych.

§2

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) kontrolującym - rozumie się przez to pracownika Urzędu Gminy Kłomnice upoważnionego do przeprowadzenia kontroli;

1. organizacjach pozarządowych — rozumie się przez to organizacje pozarządowe oraz podmioty wskazane w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;
2. zadaniach publicznych - rozumie się przez to zadania publiczne wskazane w przepisach art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;
3. umowie - rozumie się przez to umowę o realizację zadania publicznego, o której mowa w przepisach art. 6 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

§3

Kontrola i ocena realizacji zadań publicznych przez organizacje pozarządowe obejmuje:

1. stan realizacji zadania;
2. efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania;
3. prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania;
4. prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy.

§4

1. O zakresie i terminie rozpoczęcia kontroli należy powiadomić kontrolowaną organizację pozarządową na min. 3 dni przed jej rozpoczęciem.

2. Powiadomienie o kontroli przekazuje się pisemnie, za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej.

§5

1. Wójt Gminy Kłomnice lub osoba upoważniona wyznacza zespół kontrolny.
2. Kontrolę przeprowadzają kontrolerzy na podstawie imiennych upoważnień wystawionych przez Wójta lub osobę upoważnioną.
3. Kontroler podlega wyłączeniu od czynności kontrolnych, jeżeli on lub członkowie jego rodziny pozostają w takich stosunkach prawnych lub faktycznych z kontrolowaną organizacją pozarządową lub z jej pracownikami, które nasuwają wątpliwości co do jego bezstronności. Wyłączenie następuje z urzędu, na wniosek kontrolera lub na wniosek zgłoszony przez kontrolowaną organizację pozarządową i odpowiednio uzasadniony.

§6

1. Postępowanie dowodowe prowadzi się w celu ustalenia stanu faktycznego w zakresie poszczególnych zagadnień objętych badaniem.
2. Należy udokumentować wszystkie etapy kontroli, jak również wynikające z nich spostrzeżenia i wnioski w sposób rzetelny, niepodważalny i zgodny z faktami.
3. Dokumentację powinna cechować przejrzystość, czytelność. Powinna ona być kompletna i związana z danym zagadnieniem.
4. Kontroler:
   1. przeprowadza kontrolę zgodnie z zakresem upoważnienia;
   2. dokonuje w sposób obiektywny ustaleń kontroli oraz rzetelnie je dokumentuje, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości - ustala ich przyczynę, zakres i skutki oraz osoby za nie odpowiedzialne;
   3. informuje na piśmie kierownika kontrolowanej organizacji pozarządowej o ujawnionych nieprawidłowościach wymagających niezwłocznego podjęcia działań zaradczych lub usprawniających;
   4. sporządza protokół kontroli;
   5. bierze udział w postępowaniu w sprawie rozpatrywania zastrzeżeń zgłoszonych do ustaleń w protokole kontroli.

§7

1. Kontrolę przeprowadza się w siedzibie kontrolowanej organizacji pozarządowej oraz w miejscach i czasie wykonywania kontrolowanych zadań publicznych, a jeżeli wymaga tego dobro kontroli, również w dniach wolnych od pracy i poza godzinami pracy.
2. Kontrola lub poszczególne jej czynności mogą być przeprowadzone, w miarę potrzeby, również w siedzibie Urzędu Gminy Kłomnice.
3. W ramach udzielonego upoważnienia kontroler jest uprawniony do:
   1. wglądu do wszelkich dokumentów związanych z zakresem kontroli, które mają lub mogą mieć znaczenie dla oceny prawidłowości wykonywania zadania publicznego,
   2. żądania od kierownika i pracowników podmiotu kontrolowanego udzielania ustnych i pisemnych wyjaśnień w zakresie objętym kontrolą;
   3. przeprowadzania oględzin obiektów, składników majątkowych i przebiegu określonych czynności.
4. Każdy może złożyć kontrolerowi ustne lub pisemne oświadczenie dotyczące przedmiotu kontroli. Kontroler nie może odmówić przyjęcia takiego oświadczenia.

§8

1. Kontroler dokonuje ustaleń kontroli na podstawie okazanej do kontroli dokumentacji oraz zgromadzonych w toku kontroli innych informacji.
2. Informacjami, o których mowa w ust. 1, mogą być w szczególności:
   • ustalenia dokonane w trakcie oględzin,
   • oświadczenia,
   • ustne i pisemne wyjaśnienia,
   • zestawienia i analizy oparte na dokumentach organizacji pozarządowej.
3. W przypadku, gdy zebrane informacje mają istotne znaczenie dla ustaleń kontroli - powinny być utrwalone na piśmie.

§9

Sporządzone kserokopie dokumentów powinny być opatrzone klauzulą zgodności z oryginalnymi dokumentami, nadaną przez kierownika kontrolowanej organizacji pozarządowej lub innej upoważnionej do tego osoby.

§10

1. Oględziny polegają na naocznym stwierdzeniu przez kontrolera stanu faktycznego dotyczącego kontrolowanego zadania publicznego w celu jego porównania z treścią złożonej oferty oraz zawartej umowy.
2. W oględzinach bierze udział osoba reprezentująca organizację pozarządową. W przypadku braku takiej osoby kontroler zwraca się do kierownika organizacji pozarządowej o wyznaczenie osoby uczestniczącej w oględzinach.
3. Z oględzin sporządza się protokół podpisany przez osoby uczestniczące w oględzinach i potwierdzający stwierdzony stan faktyczny.
4. Przebieg oględzin może być ponadto utrwalony przy pomocy środków technicznych służących do utrwalania obrazu lub dźwięku. Utrwalony obraz lub dźwięk stanowią załączniki do protokołu oględzin.

§11

1. Ustalenia poczynione w postępowaniu kontrolnym opisuje się w protokole kontroli, sporządzonym w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.
2. Protokół kontroli powinien być napisany w sposób jasny, zwięzły i przejrzysty.
3. Protokół kontroli powinien zawierać:
   1. nazwę kontrolowanej organizacji pozarządowej w pełnym brzmieniu i jej adres,
   2. imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera oraz numer i datę wydania upoważnienia do przeprowadzenia kontroli,
   3. datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych,
   4. określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą oraz wskazanie nazwy kontrolowanego zadania publicznego,
   5. imię i nazwisko kierownika organizacji pozarządowej oraz osób udzielających informacji,
   6. przebieg czynności kontrolnych,
   7. stwierdzone podczas kontroli fakty stanowiące podstawę do oceny zadania publicznego, w szczególności konkretne nieprawidłowości, z uwzględnieniem ich przyczyn i skutków oraz wskazanie osób odpowiedzialnych za ich powstanie,
   8. informację o sporządzeniu załączników do protokołu, stanowiących jego integralną część, oraz ich wyszczególnienie,

9) informację o powiadomieniu kierownika organizacji pozarządowej o prawie odmowy podpisania protokołu i złożenia wciągu 14 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień co do przyczyn tej odmowy,

10) adnotację o odmowie podpisania protokołu i złożeniu wyjaśnień,

11) dane o liczbie egzemplarzy sporządzonego protokołu,

1. informację o pozostawieniu jednego egzemplarza protokołu kierownikowi organizacji pozarządowej,

13) datę i miejsce podpisania protokołu,

14) podpis kontrolera i kierownika organizacji pozarządowej na każdej stronie protokołu.

§12

1. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości należy:
   • dokładnie je opisać,
   • ustalić skutki stwierdzonych nieprawidłowości, w tym - w miarę możliwości - ich wymiar finansowy,
   • odpowiednio do rozmiarów i znaczenia stwierdzonych nieprawidłowości rozważyć ewentualną potrzebę zwiększenia zakresu kontroli,
   • w przypadku braku odpowiedniej ewidencji lub dokumentów, jeśli uniemożliwiałoby to ustalenie stanu faktycznego, zażądać od osób odpowiedzialnych złożenia wyjaśnień na piśmie, jednak przed załączeniem ich do protokołu sprawdzić, czy zawierają wszystkie potrzebne informacje; jeśli nie - zwrócić się na piśmie o odpowiednie uzupełnienie wyjaśnień,
   • ocenić, czy wystąpiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych; jeśli tak - skompletować dane ilustrujące stan faktyczny i dowody niezbędne do sporządzenia prawidłowego zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych,
   • w przypadku nieprawidłowości występujących incydentalnie, niemających znacząco ne­gatywnego wpływu na rozliczenie zadania publicznego, udzielić stosownego instruktażu oraz zamieścić w protokole adnotację o treści udzielonego instruktażu (umożliwi to niekierowanie do organizacji pozarządowej wniosków pokontrolnych w tym zakresie).
2. Protokół kontroli nie może zawierać żadnych subiektywnych sugestii lub ocen dokonywanych przez kontrolera.

§13

1. Dokumentację wytworzoną na potrzeby kontroli, w tym:
   1. wyjaśnienia,
   2. oświadczenia,
   3. pisemne informacje,
   4. zestawienia,
   5. dokumentację zdjęciową,
   6. protokoły oględzin,
   7. kserokopie dokumentów,

należy ujmować w formie załączników do protokołu kontroli.

1. Nie należy sporządzać załączników ponad wyraźnie określone potrzeby. Dotyczy to również treści protokołu kontroli.

§14

1. Kierownik organizacji pozarządowej może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając pisemne wyjaśnienie tej odmowy w terminie 3 dni od dnia otrzymania protokołu

2. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika organizacji pozarządowej nie stanowi przeszkody do sporządzenia wystąpienia pokontrolnego.

§15

1. Napodstawie wyników kontroli kierowane jest do organizacji pozarządowej wy­stąpienie pokontrolne, wskazujące nieprawidłowości, ich rozmiary oraz wnioski zmierzające do usunięcia nieprawidłowości i usprawnienia badanej działalności.
2. Wystąpienie pokontrolne przekazuje się kontrolowanej organizacji pozarządowej nie później niż w terminie 14 dni od dnia podpisania protokołu kontroli. Jeżeli w toku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości, do kierownika organizacji pozarządowej kierowane jest pismo z informacją w tym zakresie.

§16

Organizacja pozarządowa jest zobowiązana w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego do wykonania wniosków pokontrolnych i powiadomienia o tym organu kontrolnego. Informację o tym obowiązku organizacji pozarządowej należy zamieścić w wystąpieniu pokontrolnym.

§17

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.