SPRAWOZDANIE Z FUNKCJONOWANIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W ROKU 2016 W URZĘDZIE GMINY KŁOMNICE
SPRAWOZDANIE Z FUNKCJONOWANIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W ROKU 2016 W URZĘDZIE GMINY KŁOMNICE – REFERAT ORGANIZACYJNY.
Środowisko wewnętrzne:
Zasady etyczne dla Pracowników Urzędu Gminy w Kłomnicach, będących pracownikami samorządowymi, określa Kodeks Etyki, opracowany i wdrożony w roku 2011.
W roku 2016 w Urzędzie Gminy nie zaobserwowano naruszenia obowiązujących norm etycznych.
Wprowadzono zasady zapewniające bezstronność i obiektywizm (instrukcja z dnia 11 czerwca 2012 roku).
W roku 2016 do Urzędy wpłynęły 6 Skarg i 2 wnioski które zostały załatwione z obowiązującymi procedurami .
Kompetencje zawodowe :
1. W Urzędzie gminy Kłomnice zatrudniane są osoby , które posiadają odpowiednią wiedzę umiejętności i doświadczenie wyłonione w drodze konkurencyjnych naborów na stanowiska urzędnicze zgodnie z wymogami ustawy o pracownikach samorządowych.
2. W Urzędzie Gminy Kłomnice obowiązuje Zarządzenie Wójta Gminy z dnia 04 marca 2009 r w sprawie ustalenia regulaminu naboru na wolne stanowisko urzędnicze w tym kierownicze , oraz na stanowiska kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Kłomnice.
3. Rozwój kompetencji zawodowych odbywał się poprzez szkolenia pracowników, którzy uczestniczyli w 54 szkoleniach w tym 5 szkoleń zorganizowano z dofinansowaniem z Krajowego Funduszu Szkoleniowego . Oprócz tego każdy pracownik miał możliwość zdobycia stosownej wiedzy dzięki 2 radcom prawnym zatrudnionym w naszym Urzędzie i wspólnej analizie aktów prawnych istotnych w danej sprawie.
Struktura organizacyjna:
W związku z potrzebą dostosowania do potrzeb i zakresu wykonywanych zadań 30 września 2015 roku Zarządzeniem Wójta Gminy Kłomnice dokonano zmiany Regulaminu Organizacyjnego.
Znowelizowano i dostosowano do wykonywanych obowiązków zakresy czynności pracowników, które są w aktach osobowych .
W roku 2016 w Urzędzie Gminy nie przeprowadzono okresowej oceny pracowników gdyż zgodnie z przyjętym regulaminem ocen oceny przeprowadzane są co 2 lata a ostatnia ocena była w 2015 r. Okresowa ocena pracownicza jest także skutecznym narzędziem do poprawy jakości pracy.
Delegowanie uprawnień:
1.Zatrudnieni pracownicy posiadają aktualne zakresy czynności regulujące ich obowiązki i uprawnienia.
2.Powierzenie uprawnień lub obowiązków w zakresie gospodarki finansowej lub majątkowej dokonywane są wyłącznie w formie pisemnej i potwierdzane podpisem pracownika przyjmującego te uprawnienia – odpowiedzialny Skarbnik Gminy.
3. Ponadto Wójt pisemnie upoważnił imiennie określonych pracowników do wykonywania określonych czynności np.: wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych oraz podpisywania określonych dokumentów.
W roku 2016 mając na uwadze efektywniejsze , celowe zarządzanie środkami finansowymi zgodnie z zaleceniami audytora wprowadzono zmianę w Regulaminie w sprawie udzielania zamówień publicznych w którym dla jednostek organizacyjnych dokonano zmniejszenia kwoty wolnej z 20.000,0 zł na 5.000 zł. Zmian dokonano Zarządzeniem Nr 162/2016 z dnia 24 10.2016 r.
W Urzędzie Gminy prowadzony jest rejestr upoważnień i pełnomocnictw . Celem skrócenia okresu zamieszczania na BIP uchwał Rady Gminy zobowiązano kierowników referatów oraz pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach do przekazywania projektów uchwał a także załączników w programie zakupionym do tych celów. Kierownictwo miało na celu ujednolicenie dokumentów przekazywanych do Rady Gminy celem ich uchwalenia dzięki czemu skrócono czas ich zamieszczania.
Misja cele i zadania.
1. Określenie celów i zadań gminy na rok 2016 w budżecie Gminy ,oraz w przepisach prawa.
2. Sprawozdania z realizacji celów i zadań Gminy w roku 2016 znajdują odzwierciedlenie w protokołach Rady Gminy i sprawozdaniach z realizacji budżetu gminy
Identyfikacja i analiza ryzyka.
Prowadzona była ustna ocena zidentyfikowanego ryzyka przede wszystkim przez Wójta i Skarbnika oraz poszczególnych kierowników referatów i kierowników wszystkich jednostek organizacyjnych .
Najistotniejsze sprawy poruszane przez badanych w zakresie zarządzania ryzykiem :
Ryzyko zewnętrzne, wynikające z niestabilnego prawa i ustawodawstwa,
Czynnikiem ryzyka bywa błąd lub niewiedza pracownika,
Awarie systemów informatycznych z powodu starzenia się oprogramowania , ewentualnie zagrożenia bezpieczeństwa i higieny pracy dla pracowników oczyszczalni ścieków , obsługa ujęć wody podczas prac konserwatorskich .
Informacja i komunikacja
W obrębie struktury organizacyjnej w roku 2016 funkcjonowały następujące mechanizmy przekazywania informacji :
- spotkania pracowników z Wójtem i Sekretarzem,
- zamieszczanie informacji na tablicy ogłoszeń i stronie internetowej urzędu,
- przekazywanie w formie pisemnej i elektronicznej ,
- polecenia służbowe.
Do obowiązków wszystkich pracowników należało przekazywanie niezbędnych informacji innym pracownikom oraz podmiotom zewnętrznym mającym wpływ na osiągnięcie celów i realizację zadań. Obieg informacji w Urzędzie wymaga ciągłego doskonalenia .
Osoby zarządzające oraz wszyscy pracownicy Urzędu Gminy mają zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków , zakupiony jest dostęp do INFORLEX- administracja, e- wydania Gazety Prawnej.
Komunikację zewnętrzną zapewniają : współpraca z mediami , gazeta Kłomnicka, strona internetowa gminy, BIP, zebrania wiejskie, konsultacje społeczne, tablice informacyjne we wszystkich sołectwach , sesje Rady Gminy, przyjmowanie interesantów w urzędzie.
Dokumentacja systemu kontroli, w tym dotycząca operacji finansowych i gospodarczych.
Dokumentacja systemu kontroli Zarządczej obejmująca procedury, instrukcje, wytyczne kierownictwa , zakresy obowiązków a także inne dokumenty dostępne były dla wszystkich pracowników.
Podejmowane i zatwierdzane są wyłącznie operacje finansowe, po sprawdzeniu planu finansowego i zatwierdzone przez upoważnione osoby. Skarbnik gminy dokonywał bieżących kontroli kasy Urzędu oraz doraźnego nadzoru stanu finansów jednostek organizacyjnych .
Zestawienie kluczowych obowiązków dotyczących prowadzenia, zatwierdzania, rejestrowania i sprawdzania operacji finansowych lub gospodarczych, które muszą być rozdzielone pomiędzy różnych pracowników, określają przyjęte do stosowania zasady kontroli finansowej oraz zasady rachunkowości określone zarządzeniem Wójta.
Nadzór, ciągłość działalności i ochrona zasobów.
Kierownictwo Urzędu prowadziło nadzór nad wykonywaniem zadań w celu ich oszczędnej efektywnej i skuteczne j ich realizacji .
Nadzór nad pracownikami Urzędu sprawowano m.i n. poprzez pisemne informowanie ich o zakresie obowiązków i warunkach pracy w Urzędzie, niezwłocznie po przyjęciu do pracy, co potwierdzali własnoręcznym podpisem .
Dokonano przygotowania okresowej oceny pracowników Urzędu, którzy podlegali temu
obowiązkowi – zgodnie z Regulaminem okresowej oceny pracowników .
Reagowano na skargi składane do Urzędu, w trybie określonym przepisami prawa. Na bieżąco prowadzi się rejestr skarg.
W zakresie swojej działalności komórki organizacyjne podejmowały działania zmierzające do zapewnienia ciągłości działalności jednostki w szczególności poprzez
- ubezpieczenie majątku,
- analizowanie zawartych umów i wnioskowanie o zawarcie nowych,
- ochronę mienia i jego wykorzystanie zgodnie z zasadami prawidłowej gospodarki,
- ochronę dostępu do informacji,
- zabezpieczenie pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Pod koniec roku 2015 podjęto rozmowy z firmami brokerskimi obsługującymi ubezpieczenia majątku gminy celem przygotowania audytu zawartych umów celem zmniejszenia kosztów obsługi a wynegocjowania lepszej oferty.
Mechanizmy kontroli systemów informatycznych
25.08.2015 r. Zarządzeniem nr 161/2015Wójta Gminy Kłomnice wprowadzono Politykę Bezpieczeństwa Informacji w Urzędzie Gminy Kłomnice. Polityka bezpieczeństwa określa kontrolę systemów informatycznych . Nadzór nad przestrzeganiem powyższych zasad sprawuje Administrator Bezpieczeństwa Informacji .
Audyt wewnętrzny
Audytorem na rok 2016 była osoba z uprawnieniami, z którą podpisano umowę zlecenie . Audytor działał na podstawie upoważnienia i planu kontroli na 2016 rok. Całość dokumentacji łącznie z protokołami kontroli gromadzone są u Skarbnika Gminy.
Audytor zgodnie z planem audytu na 2016 r. zatwierdzonym przez Wójta Gminy Kłomnice przeprowadził następujące kontrole
- dotacje dla organizacji pozarządowych
- Stosowanie ustawy o zamówieniach publicznych na podstawie wybranych przykładów
prowadzonych.
- Ocena funkcjonowania jednostki na podstawie wybranych obszarów działania – Gminna
Biblioteka Publiczna.
- System zarządzania bezpieczeństwem informacji – organizacja bezpieczeństwa informacji
aspekcie ochrony danych osobowych (PN 27001:2013,A.6).
Kontrole zewnętrzne :
1. Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Katowicach – przeprowadziła kontrole od dnia 15.01.2016 w temacie zapobieganie bezdomności zwierząt.
2. PPIS w Częstochowie 22.03.2016 – ocena stanu sanitarnego urządzenia wodociągowego oraz pobór próbek wody.
3. PPIS w Częstochowie 08.06.2016 – ocena stanu przepompowni.
4. WIOŚ 25.07.2016 – przestrzeganie przepisów i decyzji administracyjnych w zakresie ochrony środowiska.