Zarządzenie Nr 37/2004
Zarządzenie Nr 37/2004 Wójta Gminy Kłomnice
z dnia 22.03.2004r.
w sprawie powołania Stałej Komisji Przetargowej do udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Gminy w Kłomnicach oraz uchwalenia Regulaminu pracy tej Komisji
Na podstawie art. 19 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z dnia 9 lutego 2004r. Nr 19, poz.177)
zarządza się, co następuje:
§ 1
1. Powołuje się Stałą Komisję Przetargową do udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Gminy Kłomnicach, zwaną dalej „Komisją", w składzie:
- Róża Wiewióra - Sekretarz Urzędu Gminy - członek
- Jadwiga Zawadzka - Kierownik referatu inwestycji i gospodarki komunalnej - członek
- Aleksandra Stępień - insp. ds. ochrony środowiska i gospodarki wodnej - członek
- Marlena Bąk - insp.ds. inwestycji i zamówień publicznych - członek
- Jacek Tittl - insp. d/s infrastruktury i współpracy z organizacjami w ramach UE. - członek
- Irena Imienińska - Kierownik referatu geodezji, rolnictwa i leśnictwa - członek
- Urszula Bajdur – insp. d/s obrotu ziemią - członek
- Bożena Łągiewka – podinsp. d/s gospodarki przestrzennej - członek
- Bartłomiej Tkaczyk – referent prawny - członek
- Barbara Sośniak - insp. ds. organizacyjnych - członek
- Paweł Wysocki - informatyk - członek
2. Członków komisji przetargowej powołuje i odwołuje kierownik zamawiającego.
3. Komisja przetargowa składa się z co najmniej trzech osób.
§ 2
Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego powoływanym do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert.
§ 3
1. Pracami Komisji kieruje jej Przewodniczący, wyznaczony spośród członków komisji.
2. Dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzi Sekretarz Komisji wyznaczony spośród członków komisji.
§ 4
Zakres i tryb pracy Komisji określa Regulamin pracy Komisji stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 5
Wykonanie zarządzenia powierza się Wójtowi Gminy.
§ 6
Traci moc zarządzenie nr 8/2003 z dnia 05.02.2003r. Wójta Gminy Kłomnice w sprawie powołania Stałej Komisji Przetargowej do udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Gminy w Kłomnicach oraz uchwalenia Regulaminu pracy tej Komisji.
§ 7
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik do zarządzenia Nr 37/2004
z dnia 22.03.2004r. Wójta Gminy Kłomnice sprawie powołania Stałej Komisji Przetargowej, do udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Gminy w Kłomnicach oraz uchwalenia Regulaminu
pracy tej Komisji.
Regulamin pracy Stałej Komisji Przetargowej w Urzędzie Gminy w Kłomnicach.
powołanej do przygotowywania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych, dokonywania ocen czy oferenci spełniają wymagane warunki, oceniania złożonych ofert i przedstawiania propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty.
§ 1
I. Postanowienia wstępne.
1. Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:
a) Komisji" - należy przez to rozumieć Stałą Komisję Przetargową której zadaniem jest przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych prowadzonych w komórkach Urzędu Gminy w Kłomnicach o wartości powyżej 6.000 EURO.
b) „Kierowniku jednostki" - należy przez to rozumieć Wójta Gminy Kłomnice (Zamawiającego)
c) „Ustawie" - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z dnia 9 lutego 2004r. Nr 19, poz.177)
2. Komisja rozpoczyna działalność z dniem powołania.
3. Komisję obowiązują przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z dnia 9 lutego 2004r. Nr 19, poz.177), przepisy innych aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie oraz postanowienia niniejszego Regulaminu.
4. Każde postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzone w poszczególnych komórkach Urzędu Gminy powinno być zgłoszone inspektorowi d/s zamówień publicznych celem akceptacji oraz rejestracji zamówień, które będą niezbędne do sporządzenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach w Urzędzie Gminy.
§ 2
II. Zadania Komisji
1. Do zadań Komisji należy przygotowywanie oraz przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.
2. W zakresie przygotowywania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego do zadań Komisji należy szczególności przygotowywanie i przekazywanie do zatwierdzenia kierownikowi jednostki:
- propozycji wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem,
- projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do udziału w postępowaniu, zaproszenia do składania ofert albo zapytania o cenę,
- propozycji zaproszenia do rokowań w trybie zamówienia z wolnej ręki, ze wskazaniem podmiotów, z którymi mają być prowadzone rokowania,
- ogłoszeń wymaganych dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- projektów innych wymaganych dokumentów, w szczególności wniosków kierownika jednostki kierowanych do właściwego organu o wydanie decyzji wymaganych ustawą.
3. W zakresie przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Komisja w szczególności:
3.1. sporządza ogłoszenie i jego upublicznienie, lub imienne zaproszenie do składania ofert. W przetargu ograniczonym i negocjacjach z ogłoszeniem zamawiający zaprasza imiennie tych oferentów, którzy odpowiedzieli na ogłoszenie i spełnili warunki postawione w ogłoszeniu,
3.2. wydaje lub przesyła oferentom specyfikację istotnych warunków zamówienia,
3.3. przyjmuje zapytania do specyfikacji, udziela na nie odpowiedzi, ewentualnie zmienia niektóre zapisy specyfikacji (niedopuszczalna jest zmiana kryteriów oceny ofert i złagodzenie warunków postawionych w ogłoszeniu),
3.4. w razie potrzeby organizuje zebrania dostawców lub wykonawców, sporządza z niego protokół i wysyła wszystkim oferentom, którzy pobrali specyfikacje,
3.5. w uzasadnionych przypadkach przedłuża termin składania wadium, ofert i otwarcia ofert,
3.6. pobiera złożone oferty
3.7. otwiera oferty. Podczas otwarcia ofert odczytuje nazwy i adresy poszczególnych firm, ceny ofert, terminy wykonania zamówienia, okres gwarancji i warunki płatności. Bezpośrednio przed otwarciem ofert podaje kwotę jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
3.8. po otwarciu ofert i opuszczeniu sali przez oferentów Komisja Przetargowa przystępuje do oceny merytorycznej ofert. Tok postępowania jest następujący:
- sprawdza czy oferenci nie podlegają wykluczeniu na podstawie artykułu 24 ust. 1 i 2 pzp,
- bada, które ze złożonych ofert należy uznać za odrzucone (art. 89 ust. 1 pzp),
- wybiera spośród ofert nieodrzuconych ofertę najkorzystniejszą. W tym celu należy do wzoru, przedstawionego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wstawić dane zawarte w ofertach i policzyć, która z ofert uzyska największą liczbę punktów – ofertę taką uznaje się za najkorzystniejszą. W przypadku zastosowania jedynego kryterium „cena” – najkorzystniejszą ofertą będzie oferta najtańsza.
W przypadku wykluczenia wykonawcy z postępowania należy go niezwłocznie o tym poinformować podając uzasadnienie faktyczne i prawne.
W przypadku odrzucenia oferty (ofert) należy o tym fakcie poinformować wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty podając uzasadnienie faktyczne i prawne.
3.9. sporządza protokół z postępowania zawierające dane z art. 96 ust. 1.
3.10.informuje wszystkich oferentów biorących udział w postępowaniu, którą ofertę wybrano. Zgodnie z art. 92 należy podać nazwę wykonawcy, jego adres oraz cenę oferty. Informacja o wyniku postępowania, którą otrzymuje oferent, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą zawiera dodatkowo określenie terminu i miejsca zawarcia umowy. Jeżeli wartość zamówienia przekracza 60.000 Euro ogłoszenie należy przesłać do UZP.
3.11.jeżeli nie wpłyną protesty przystępuje do czynności związanych z podpisaniem umowy. Jeżeli wymagano w SIWZ złożenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy – wykonawca, którego oferta okazała się najkorzystniejsza składa przed podpisaniem umowy zabezpieczenie.
Podpisanie umowy przez kierownika jednostki.
3.12. Zwraca wadium
3.13. Ogłoszenie o zawarciu umowy:
- Jeżeli wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 euro, niezwłocznie po zawarciu umowy przekazuje ogłoszenia o udzieleniu zamówienia Prezesowi Urzędu,
- Jeżeli wartość zamówienia na roboty budowlane przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 5.000.000 euro, a na dostawy lub usługi – 130.000 euro, niezwłocznie po zawarciu umowy przekazuje ogłoszenia o udzieleniu zamówienia Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich. Niezwłocznie po przekazaniu Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich przekazanie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia również Prezesowi Urzędu.
4. W przypadku zaistnienia okoliczności określonych w art. 93 prawa zamówień publicznych Komisja proponuje kierownikowi jednostki unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
5. W postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę Komisja proponuje wybór tej oferty, która zawiera najniższą cenę.
6. W postępowaniu prowadzonym w trybie zamówienia z wolnej ręki Komisja przedkłada kierownikowi jednostki stanowisko w sprawie możliwości zawarcia umowy z oferentem, z którym były prowadzone rokowania.
7. Po otwarciu i odczytaniu wszystkich ofert, niezwłocznie po zapoznaniu się Komisji z dokumentami składanymi przez dostawców lub wykonawców, członkowie Komisji składają pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art.17 ust 1 prawa zamówień publicznych.
§ 3
III. Dodatkowe zadania Przewodniczącego Komisji, wyznaczonego spośród jej członków
1. Przewodniczący Komisji:
a) odbiera oświadczenia członków Komisji, o zaistnieniu lub braku istnienia ustawowych okoliczności uniemożliwiających im występowanie w imieniu zamawiającego lub też wykonywanie czynności związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne oraz włącza je do dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
b) wyznacza terminy posiedzeń Komisji,
c) prowadzi posiedzenia Komisji,
d) rozdziela między członków Komisji prace podejmowane w trybie roboczym,
w tym w początkowej fazie postępowania przydziela określonym członkom Komisji
zadania związane z przygotowaniem dokumentów składających się na specyfikację
istotnych warunków zamówienia,
e) nadzoruje prawidłowe prowadzenie dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
f) informuje kierownika jednostki o problemach związanych z pracami Komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
g) wnioskuje (do kierownika jednostki) o zasięganie opinii biegłych,
h) po zakończeniu prac związanych z wyborem oferenta przedkłada kierownikowi jednostki protokół postępowania o zamówienie publiczne do zatwierdzenia wraz ze wzorem umowy do podpisania wybranym oferentem,
i) reprezentuje Komisję w wystąpieniach zewnętrznych,
j) ocenia i sprawdza oferty, jak pozostali członkowie komisji.
§ 4
IV. Dodatkowe zadania Sekretarza Komisji
1. Do zadań Sekretarza Komisji należy:
a) prowadzenie dokumentacji postępowania o udzielenie zamówień publicznych,
b) prowadzenie w sposób ciągły protokółu postępowania odzwierciedlającego poszczególne etapy posiedzeń Komisji, wypełnienie odpowiednich druków protokołu oraz dbałość o sprawną
c) ocenia i sprawdza oferty, jak pozostali członkowie komisji.
§ 5
2. W przypadku wniesienia protestu, Komisja działa zgodnie z prawem zamówień publicznych.
§ 6
V. Postanowienia końcowe
1. W pracach Komisji mogą uczestniczyć biegli rzeczoznawcy (art. 21 pzp)
2. Biegli otrzymują wynagrodzenie określone w odrębnej umowie.
3. Członkowie Komisji wykonują czynności wynikające z niniejszego zarządzenia w ramach zawartych umów o pracę z kierownikiem jednostki.
§ 7
Zmiany regulaminu następują w trybie przewidzianym do jego ustalenia