główna zawartość
artykuł nr 1

SPRAWOZDANIE Z FUNKCJONOWANIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W ROKU 2016 W URZĘDZIE GMINY KŁOMNICE

SPRAWOZDANIE Z FUNKCJONOWANIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W ROKU 2016 W URZĘDZIE GMINY KŁOMNICE – REFERAT ORGANIZACYJNY.

 

Środowisko wewnętrzne:

Zasady etyczne dla Pracowników Urzędu Gminy w Kłomnicach, będących pracownikami samorządowymi, określa Kodeks Etyki, opracowany i wdrożony w roku 2011.

W roku 2016 w Urzędzie Gminy nie zaobserwowano naruszenia obowiązujących norm etycznych.

Wprowadzono zasady zapewniające bezstronność i obiektywizm  (instrukcja z dnia 11 czerwca 2012 roku).

W roku 2016 do Urzędy wpłynęły  6 Skarg i 2 wnioski które zostały załatwione z obowiązującymi procedurami .

 

Kompetencje zawodowe :

1. W Urzędzie gminy Kłomnice zatrudniane są osoby  , które posiadają odpowiednią wiedzę umiejętności i doświadczenie wyłonione w drodze konkurencyjnych naborów na stanowiska urzędnicze zgodnie z wymogami ustawy o pracownikach samorządowych.

2. W Urzędzie Gminy Kłomnice obowiązuje Zarządzenie Wójta Gminy z dnia 04 marca 2009 r w sprawie ustalenia regulaminu naboru na wolne stanowisko urzędnicze w tym kierownicze , oraz na stanowiska kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Kłomnice.

3. Rozwój kompetencji zawodowych odbywał się poprzez szkolenia pracowników, którzy uczestniczyli  w 54 szkoleniach  w tym 5 szkoleń zorganizowano z dofinansowaniem z Krajowego Funduszu Szkoleniowego . Oprócz tego każdy pracownik miał możliwość zdobycia stosownej wiedzy dzięki  2 radcom prawnym zatrudnionym w naszym Urzędzie i wspólnej analizie aktów prawnych istotnych w danej sprawie.

 

Struktura organizacyjna:

W związku z potrzebą dostosowania do potrzeb i zakresu wykonywanych zadań  30 września 2015 roku Zarządzeniem Wójta Gminy Kłomnice dokonano zmiany Regulaminu Organizacyjnego.

Znowelizowano i dostosowano  do wykonywanych obowiązków zakresy czynności pracowników, które są w aktach osobowych .

W roku 2016 w Urzędzie Gminy nie przeprowadzono  okresowej oceny pracowników gdyż zgodnie z przyjętym regulaminem ocen  oceny przeprowadzane są co 2 lata a ostatnia ocena była w 2015 r. Okresowa ocena pracownicza jest także skutecznym narzędziem do poprawy jakości pracy.

 

Delegowanie uprawnień:

1.Zatrudnieni pracownicy posiadają aktualne zakresy czynności regulujące ich obowiązki i uprawnienia. 

2.Powierzenie uprawnień lub obowiązków w zakresie gospodarki finansowej lub majątkowej  dokonywane są wyłącznie w formie pisemnej i potwierdzane podpisem pracownika  przyjmującego te uprawnienia – odpowiedzialny Skarbnik Gminy.

3. Ponadto Wójt pisemnie upoważnił imiennie określonych pracowników do wykonywania określonych czynności np.:  wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych oraz podpisywania określonych dokumentów. 

W roku 2016 mając na uwadze efektywniejsze , celowe zarządzanie środkami finansowymi zgodnie z zaleceniami audytora wprowadzono zmianę w Regulaminie w sprawie udzielania zamówień publicznych  w którym dla jednostek organizacyjnych  dokonano zmniejszenia kwoty wolnej z 20.000,0 zł na 5.000 zł. Zmian dokonano Zarządzeniem Nr 162/2016 z dnia 24 10.2016 r.

W Urzędzie Gminy prowadzony jest rejestr upoważnień i pełnomocnictw . Celem skrócenia  okresu zamieszczania na BIP uchwał Rady Gminy zobowiązano kierowników referatów oraz pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach do przekazywania projektów uchwał a także załączników w programie zakupionym do tych celów. Kierownictwo miało na celu ujednolicenie dokumentów przekazywanych do Rady Gminy celem ich uchwalenia dzięki czemu skrócono czas ich zamieszczania.

 

Misja cele i zadania.

 

1. Określenie celów i zadań gminy na rok 2016 w budżecie Gminy ,oraz w przepisach prawa.

2. Sprawozdania z realizacji celów i zadań Gminy w roku 2016 znajdują odzwierciedlenie w protokołach Rady Gminy i sprawozdaniach z realizacji budżetu gminy  

Identyfikacja i analiza ryzyka.

 

Prowadzona była ustna ocena zidentyfikowanego ryzyka przede wszystkim przez Wójta i Skarbnika oraz poszczególnych kierowników referatów i kierowników wszystkich jednostek organizacyjnych .

Najistotniejsze sprawy poruszane przez badanych w zakresie zarządzania ryzykiem :

Ryzyko zewnętrzne, wynikające z niestabilnego prawa i ustawodawstwa,

Czynnikiem ryzyka bywa błąd lub niewiedza pracownika,

Awarie systemów informatycznych z powodu starzenia się oprogramowania , ewentualnie zagrożenia bezpieczeństwa i higieny pracy dla pracowników oczyszczalni ścieków , obsługa ujęć wody podczas prac konserwatorskich .

 

Informacja i komunikacja

 

W obrębie struktury organizacyjnej w roku 2016 funkcjonowały następujące mechanizmy przekazywania informacji :

- spotkania pracowników  z Wójtem i Sekretarzem,

- zamieszczanie informacji na tablicy ogłoszeń i stronie internetowej urzędu,

- przekazywanie w formie pisemnej i elektronicznej ,

- polecenia służbowe.

 

Do obowiązków wszystkich pracowników należało przekazywanie niezbędnych informacji innym pracownikom oraz podmiotom zewnętrznym mającym wpływ na osiągnięcie celów i realizację zadań. Obieg informacji w Urzędzie wymaga ciągłego doskonalenia .

 

Osoby zarządzające oraz wszyscy pracownicy Urzędu Gminy mają zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków , zakupiony jest dostęp do INFORLEX- administracja, e- wydania Gazety Prawnej.

 

Komunikację zewnętrzną zapewniają : współpraca z mediami , gazeta Kłomnicka, strona internetowa gminy, BIP, zebrania wiejskie, konsultacje społeczne, tablice informacyjne we wszystkich sołectwach , sesje Rady Gminy, przyjmowanie interesantów w urzędzie.

 

Dokumentacja systemu kontroli, w tym dotycząca operacji finansowych i gospodarczych.

 

Dokumentacja systemu kontroli Zarządczej obejmująca procedury, instrukcje, wytyczne kierownictwa , zakresy obowiązków a także inne dokumenty  dostępne były dla wszystkich pracowników.

Podejmowane i zatwierdzane są wyłącznie operacje finansowe, po sprawdzeniu planu finansowego i zatwierdzone przez upoważnione osoby. Skarbnik gminy dokonywał bieżących kontroli kasy Urzędu oraz doraźnego nadzoru stanu finansów jednostek organizacyjnych .

Zestawienie kluczowych obowiązków dotyczących prowadzenia, zatwierdzania, rejestrowania i sprawdzania operacji  finansowych lub gospodarczych, które muszą być rozdzielone pomiędzy różnych pracowników, określają przyjęte do stosowania zasady kontroli finansowej oraz zasady rachunkowości określone zarządzeniem Wójta.

 

Nadzór, ciągłość działalności i ochrona zasobów.

 

Kierownictwo Urzędu prowadziło nadzór nad wykonywaniem zadań w celu ich oszczędnej efektywnej i skuteczne j ich realizacji .

Nadzór nad pracownikami Urzędu sprawowano m.i n. poprzez pisemne informowanie ich o zakresie obowiązków i warunkach pracy w Urzędzie, niezwłocznie po  przyjęciu do pracy, co potwierdzali własnoręcznym podpisem .

Dokonano przygotowania okresowej oceny pracowników Urzędu, którzy podlegali temu

obowiązkowi – zgodnie z Regulaminem okresowej oceny pracowników .

Reagowano na skargi składane do Urzędu, w trybie określonym przepisami prawa. Na bieżąco prowadzi się rejestr skarg.

W zakresie swojej działalności komórki organizacyjne podejmowały działania zmierzające do zapewnienia ciągłości działalności jednostki w szczególności poprzez

- ubezpieczenie majątku,

- analizowanie zawartych umów i wnioskowanie o zawarcie nowych,

- ochronę mienia i jego wykorzystanie zgodnie z zasadami prawidłowej gospodarki,

- ochronę dostępu do informacji,

- zabezpieczenie pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Pod koniec roku 2015 podjęto rozmowy z firmami brokerskimi obsługującymi ubezpieczenia majątku gminy celem przygotowania audytu zawartych umów celem zmniejszenia kosztów obsługi a wynegocjowania lepszej oferty.

 

Mechanizmy kontroli systemów informatycznych  

 

25.08.2015 r. Zarządzeniem nr 161/2015Wójta Gminy Kłomnice wprowadzono Politykę Bezpieczeństwa  Informacji w Urzędzie Gminy Kłomnice. Polityka bezpieczeństwa określa kontrolę systemów informatycznych . Nadzór nad przestrzeganiem powyższych zasad sprawuje Administrator Bezpieczeństwa Informacji .

 

Audyt wewnętrzny

 

Audytorem na rok 2016 była osoba z uprawnieniami, z którą podpisano umowę zlecenie . Audytor działał na podstawie upoważnienia i planu kontroli na 2016 rok. Całość dokumentacji łącznie z protokołami kontroli gromadzone są u Skarbnika Gminy.

Audytor zgodnie z planem audytu  na 2016 r. zatwierdzonym przez Wójta Gminy Kłomnice przeprowadził następujące kontrole

- dotacje dla organizacji pozarządowych

- Stosowanie ustawy o zamówieniach publicznych na podstawie wybranych przykładów

  prowadzonych.

- Ocena funkcjonowania  jednostki  na podstawie wybranych obszarów działania – Gminna

  Biblioteka Publiczna.

- System  zarządzania bezpieczeństwem informacji – organizacja bezpieczeństwa informacji

  aspekcie ochrony danych osobowych (PN 27001:2013,A.6).

 

Kontrole zewnętrzne :

1. Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Katowicach – przeprowadziła kontrole  od dnia 15.01.2016 w temacie zapobieganie bezdomności zwierząt.

2. PPIS w Częstochowie 22.03.2016 – ocena stanu sanitarnego urządzenia wodociągowego oraz pobór próbek wody.

3. PPIS w Częstochowie  08.06.2016 – ocena stanu przepompowni.

4. WIOŚ 25.07.2016 – przestrzeganie przepisów i decyzji administracyjnych w zakresie ochrony środowiska.