Biuletyn Informacji Publicznej Gminy Kłomnice

4/ instrukcji kancelaryjnej wynikającej z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych /Dz.U.nr 112 poz.1319/,

5/ niniejszego Regulaminu.

§ 3

Urząd jest jednostką budżetową Gminy Kłomnice.
Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.
Siedzibą Urzędu jest miejscowość Kłomnice

§ 4

Urząd wykonuje zadania:

1/ własne gminy,

2/ zlecone z zakresu administracji rządowej wynikające z ustaw szczególnych,

3/ powierzone z zakresu administracji publicznej wykonywane na podstawie porozumień z organami tej administracji,

4/ inne określone uchwałami Rady Gminy oraz przepisami prawa.

II ZASADY KIEROWANIA URZĘDEM:

§ 5

1. Pracą urzędu kieruje Wójt przy pomocy Zastępcy Wójta i Sekretarza Gminy.

2. Wykonując zadania wyznaczone przez Wójta - Zastępca Wójta zapewnia w powierzonym mu zakresie kompleksowe rozwiązywania problemów wynikających z zadań gminy.

3. Sekretarz w zakresie ustalonym przez Wójta zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu i warunki jego działania a także organizuje pracę Urzędu.

§ 6

Do zakresu zadań i kompetencji Wójta jako Kierownika Urzędu należy:

1/ ogólne kierownictwo oraz nadzór nad organizacją pracy i realizacja zadań Urzędu,

2/ określanie organizacji wewnętrznej oraz firm i metod pracy Urzędu,

3/ koordynowanie działań referatów oraz kierowanie przy pomocy Zastępcy Wójta, Sekretarza i Skarbnika prac komórek organizacyjnych Urzędu,

4/ wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec pracowników Urzędu z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania czynności,

5/ powołanie w drodze zarządzenia swojego Zastępcy,

6/ zatrudnianie Sekretarza,

7/ zatrudnianie i zwalnianie kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

8/ wykonywanie uprawnień z zakresu prawa pracy wobec pracowników samorządowych:

9/ zapewnienie przestrzegania prawa przez pracowników Urzędu,

10/ wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

11/ udzielanie pełnomocnictw w sprawach należących do jego wyłącznej kompetencji,

12/ zlecania w uzasadnionych przypadkach, przeprowadzenia kontroli w gminnych

jednostkach organizacyjnych,

13/ reprezentowanie Gminy na zewnątrz i prowadzenie negocjacji w sprawach

administracji publicznej,

14/ podpisywanie dokumentów urzędowych dotyczących Gminy,

15/ przygotowywanie projektów uchwał Rady Gminy,

16/ określenie sposobu wykonywania uchwał,

17/ niezwłoczne ogłaszanie uchwał budżetowych i sprawozdań z ich wykonania,

18/ przedkładanie Wojewodzie uchwał Rady Gminy w ciągu 7 dni od daty ich podjęcia,

19/ przedkładanie Regionalnej Izbie Obrachunkowej uchwały budżetowej oraz uchwały w sprawie absolutorium Wójta oraz innych uchwał objętych zakresem nadzoru RIO,

20/ wykonywanie budżetu,

21/ gospodarowanie mieniem komunalnym, składanie jednoosobowo oświadczenia woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem,

22/ utrzymywanie więzi ze społeczeństwem, prowadzenie konsultacji społecznych

oraz innych form zaciągania opinii mieszkańców, informowanie społeczeństwa o

działaniach podejmowanych przez Gminę,

23/ wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Wójta przepisami prawa, uchwałami Rady oraz postanowieniami Regulaminu

§ 7

Do zadań Zastępcy Wójta należy :

1/ nadzór nad wykonywanie zadań w zakresie oświaty należących do zadań gminy,

2/ współpraca z Kuratorium Oświaty,

3/ nadzór i koordynacja zadań w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej,

4/ nadzór i koordynacja zadań realizowanych przez gminę w zakresie kultury fizycznej,

5/ nadzór nad działalnością instytucji kultury,

6/ w razie nieobecności Wójta lub niemożliwości pełnienia funkcji przez Wójta, gdy zaistnieje potrzeba natychmiastowego działania, załatwia z upoważnienia Wójta całość spraw z zakresu administracji publicznej należących do właściwości Gminy, w szczególności wydaje decyzje w sprawach indywidualnych / chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej/ rozstrzyga we wszystkich sprawach należących do zakresu działania nadzorowanych referatów i samodzielnych stanowisk pracy.

§ 8

Sekretarz Gminy pełni zarazem funkcję Kierownika Referatu Organizacyjnego, a w szczególności:

1/ opracowuje zakresy czynności dla poszczególnych stanowisk pracy w uzgodnieniu kierownikami referatów,

2/ nadzoruje czas pracy pracowników,

3/ prezentuje nowoprzyjętych pracowników,

4/ dba o wygląd Urzędu,

5/ informuje Wójta o konieczności dokonywania zmian pracowniczych,

6/ opracowuje projekty regulaminów i statutów gminy,

7/ prowadzi sprawy kadrowe i sprawuje nadzór nad stanowiskiem inspektora ds. obsługi

Sekretariatu,

8/ stałe uzupełnia zbiory Urzędu w tym przede wszystkim aktów normatywnych,

9/ przyjmuje ustne oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy,

10/ współpracuje ze stanowiskiem ds. obsługi Rady Gminy,

11/ współpracuje z Powiatowym Urzędem Pracy w Częstochowie w sprawie

pracowników interwencyjnych i publicznych oraz organizacji staży,

12/ nadzoruje prowadzenie rejestru skarg i wniosków,

13/ przedstawia Wójtowi Gminy propozycje do powierzenia określonych czynności

pracownikom, a w szczególności tych, których w dniu opracowywania regulaminu

nie powierzono nikomu i których konieczność wykonania nastąpi w czasie przyszłym,

14/ zamawia czasopisma i publikacje urzędowe,

15/ przygotowuje pisemne odpowiedzi na interpelacje składane przez radnych na sesji

Rady Gminy,

16/ pełni funkcję Pełnomocnika Wójta ds. przeciwdziałania alkoholizmowi,

17/ nadzoruje obowiązek wywieszania flag na budynku Urzędu Gminy, dla uczczenia

ważnych uroczystości, rocznic i świąt państwowych,

18/ nadzoruje zbieranie flag wycofanych z użytku w celu ich godnego zniszczenia,

19 /pełni funkcję pełnomocnika ds. wyborów,

20/ prowadzi dokumentację dotyczącą służby przygotowawczej

§ 9

Skarbnik Gminy pełni zarazem funkcję Kierownika Referatu Finansowego

a w szczególności:

1/ prowadzi gospodarkę finansową jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami

2/ zajmuje się sprawami ekonomiczno-finansowymi Gminy oraz obsługą finansowo-

księgową gminy, urzędu i jednostek podporządkowanych Radzie Gminy,

3/ zapewnia realizację polityki finansowej Gminy,

4/ wykonuje określone przepisami prawa obowiązki w zakresie rachunkowości,

5/ realizuje ustawy o finansach publicznych ,opłacie skarbowej, podatkach i opłatach

6/ przygotowuje i organizuje obieg dokumentów finansowych i dokumentów inwentaryzacyjnych

7/ przygotowuje projekt budżetu

8/ zapewnia bieżącą kontrolę realizacji budżetu,

9/ zapewnia sporządzanie prawidłowej sprawozdawczości budżetowej,

10/ kontrasygnuje czynności prawne skutkujące powstaniem zobowiązań finansowych

Gminy oraz udziela upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty,

11/ sprawuje nadzór nad służbami finansowo-księgowymi Urzędu Gminy i jednostek

organizacyjnych,

12/ powiadamia Radę Gminy i regionalną Izbę Obrachunkową o odmowie kontrasygnaty,

13/ dokonuje kontroli wykorzystania środków budżetowych w jednostkach organizacyjnych podległych Gminie,

14/ prowadzi kontrole wewnętrzną referatu finansowego Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych,

15/ zapewnia ochronę mienia /ubezpieczenia/,

16/ zapewnia pod względem finansowym prawidłowość umów zawieranych przez jednostkę,

17/ nadzoruje przestrzeganie zasad rozliczeń finansowych,

18/ dba o zapewnienie prawidłowości terminowego ściągania należności oraz spłat zobowiązań,

19/ dokonuje wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji finansowych,

20 /dokonuje kontroli operacji finansowych z planem finansowym,

21/ współpracuje z RIO, Urzędami Skarbowymi, Bankami i ZUS,

22/ dokonuje kontrasygnaty dokumentów stanowiących podstawę do wydatkowania środków finansowych,

23/ nadzoruje wydatkowanie środków pochodzących z funduszy pomocowych,

24/ nadzoruje rozliczenia wykorzystania dotacji oraz zaciągniętych kredytów i pożyczek,

25/ opracowuje projekty uchwał związane z budżetem,

26/ opracowuje projekty uchwał i zarządzeń Wójta Gminy w zakresie zmian w budżecie,

27/ prowadzi ewidencje analityczną środków trwałych jednostki UG,

§ 10

Kierownicy Referatów kierują pracą podległych im referatów, w tym:

1/ opracowują projekty zakresów czynności dla pracowników Referatu,

2/ zaznajamiają pracowników Referatu z zakresem ich obowiązków i uprawnień,

3/ dokonują podziału zadań referatu pomiędzy podległych pracowników, dzielą w razie konieczności zadania szczegółowe, powierzają je do realizacji i nadzorują ich wykonanie,

4/ instruują pracowników o sposobie realizacji przydzielonych zadań oraz informują o obowiązujących aktach prawnych,

5/ prowadzą kontrolę wykonania pracy na podległych stanowiskach,

6/ prowadzą nadzór nad terminowymi zgodnym z prawem prowadzeniem postępowania administracyjnego w sprawach z zakresu administracji publicznej,

7/ zapewniają przestrzegania prawa w zakresie ochrony informacji niejawnej i ochronie danych osobowych,

8/ zapewniają, przestrzeganie przepisów o zamówieniach publicznych,

9/ wykonują nałożone zadania obronne,

10/ przygotowują dla potrzeb Wójta, celem przedłożenia Radzie Gminy i jej Komisjom projektów, sprawozdań, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań powierzonych referatowi,

11/ nadzorują załatwienie skarg, wniosków i interpelacji w sprawach należących do właściwości Referatu,

12 /współpracują z Sekretarzem Gminy w zakresie przestrzegania Regulaminu Pracy Urzędu, w zakresie przestrzegania porządku i dyscypliny pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony przeciwpożarowej oraz określonych ocen kwalifikacyjnych i podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników,

13/ wnioskują w sprawach kar, nagród, awansów pracowników Referatu.

§ 11

Czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego wynikające z przepisów Kodeksu Rodzinnego i Opiekuńczego oraz Prawa o aktach stanu cywilnego wykonuje Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego, a w razie jego nieobecności Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego .

III STRUKTURA ORGANIZACYJNA URZĘDU:

§ 12

1. W skład Urzędu Gminy wchodzą następujące referaty :

1/ Referat Spraw Obywatelskich i USC,

2/ Referat Finansowy,

3/ Referat Gospodarki Komunalnej, Inwestycji i Ochrony Środowiska ,

4/ Referat Organizacyjny,

5/ Referat Gospodarki Przestrzennej, Rolnictwa i Nieruchomości,

2. Samodzielne stanowiska:

1/ radca prawny,

2/ pełnomocnik ds. informacji niejawnej,

3/ stanowisko ds. obrony cywilnej i wojskowości.

§ 13

W Urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze :

1/ Skarbnik Gminy pełniący funkcje Kierownika Referatu Finansowego,

2/ Sekretarz Gminy pełniący funkcję Kierownika Referatu Organizacyjnego,

3/ Kierownik USC pełniący funkcję Kierownika Referatu Spraw Obywatelskich,

4/ Kierownik Gospodarki Komunalnej, Inwestycji i Ochrony Środowiska,

5/ Kierownik Gospodarki Przestrzennej, Rolnictwa i Nieruchomości,.

§ 14

Szczegółową strukturę organizacyjną Urzędu przedstawia schemat organizacyjny stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

IV ZADANIA WSPÓLNE DLA WSZYSTKICH PRACOWNIKÓW SAMORZĄDOWYCH

§ 15

1. Pracownicy samorządowi winni posiadać kwalifikacje określone w rozporządzeniu Rady

Ministrów w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników

samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach

marszałkowskich,

2. Pracowników samorządowych obowiązuje:

1/ znajomość przepisów prawnych w zakresie ustaw samorządowych i kodeksu postępowania administracyjnego, a także przepisów prawa miejscowego,

2/ ciągłe aktualizowanie przepisów prawnych i wzajemne informowanie się o zmianach, znajomość orzecznictwa,

3/ umiejętność właściwego kontaktowania się z mieszkańcami oraz współpraca z przedstawicielami administracji publicznej,

4/ uzyskiwanie wykładni prawa w sprawach wątpliwych lub nierozstrzygniętych norm prawnych zarówno od radcy prawnego, jak i od specjalistycznych organów,

5/ stawianie wniosków co do oszczędności budżetowych,

6/ sygnalizowanie stwierdzonych nieprawidłowości bezpośrednio przełożonemu,

7/ planowanie zadań rzeczowych i wydatków na swoim stanowisku i przekazywanie

Skarbnikowi jako propozycji do budżetu,

8/ sygnalizowanie stwierdzonych nieprawidłowości, które mogą mieć wpływ na realizację budżetu.

3. Pracownicy przygotowują sprawy do załatwienia i ponoszą odpowiedzialność za:

1/ dokładną znajomość i stosowanie przepisów prawnych oraz wytycznych obowiązujących na ich stanowiskach,

2/ przestrzeganie terminów załatwianych spraw,

3/ zgodne z prawem opracowywanie projektów decyzji,

4/ właściwe i staranne załatwianie interesantów ,

5/ należyte ewidencjonowanie i przechowywanie akt, zarządzeń, rejestrów oraz pism wychodzących.

4. Pracownicy Urzędu ponoszą odpowiedzialność służbową przed Wójtem.

5. Szczegółowe kompetencje i odpowiedzialność pracowników określają zakresy czynności.

V ZADANIA WSPÓLNE DLA WSZYSTKICH REFERATÓW

§ 16

Do zadań wspólnych dla wszystkich referatów Urzędu należy w szczególności :

1/ przygotowanie projektów uchwał wnoszonych przez Wójta pod obrady Rady Gminy,

2/ przygotowywanie zarządzeń Wójta,

3/ opracowywanie projektów budżetu w części dotyczącej ich zakresu działania,

4/ opracowywanie programów prognoz, analiz, ocen oraz sprawozdań w ramach prowadzonych spraw,

5/ wnioskowanie i podejmowanie przedsięwzięć organizacyjno - technicznych i ekonomicznych w celu prawidłowego rozwoju dziedzin należących do zakresu czynności,

6/ współdziałanie w zakresie wykonywania zadań z innymi referatami urzędu oraz jednostkami organizacyjnymi i instytucjami,

7/ rozpatrywanie i załatwianie interpelacji i wniosków radnych oraz skarg i wniosków obywateli,

8/ prowadzenie zbiorów przepisów oraz innych aktów prawnych dotyczących zadań na swoim stanowisku,

9/ usprawnianie organizacji i metod pracy,

10/ przestrzeganie ustawy o ochronie danych osobowych,

11/ przestrzeganie ustawy o ochronie informacji niejawnych,

12/ przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych,

13/ przestrzeganie regulaminu pracy Urzędu Gminy,

14/ przestrzeganie instrukcji i przepisów bhp,

15/ bezwzględne stosowanie przepisów wynikających z kodeksu postępowania administracyjnego i instrukcji kancelaryjnej,

16/stosowanie przepisów o zamówieniach publicznych.

§ 17

1. Czynności kancelaryjne w Urzędzie, obieg dokumentacji i zasady podpisywania pism reguluje instrukcja kancelaryjna. zawarta w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku /Dz.U.Nr 112,poz.1319 z późn.zm./.

2. Ustala się następujące symbole literowe do znaku spraw w poszczególnych referatach:

1/ Referat Organizacyjny OR

Działalność gospodarcza DzG.

Obsługa Rady Gminy RG.

Informatyk INF.

Organizacje Pozarządowe OP

2/ Referat Finansowy FN

3/ Referat Spraw Obywatelskich SO.

4/ Referat Gospodarki Komunalnej, Inwestycji i Ochrony Środowiska

Inwestycje I

Gospodarka Komunalna GK

Ochrona Środowiska OŚ

Drogownictwo ID

5/ Referat Gospodarki Przestrzennej, Rolnictwa i Nieruchomości

Gospodarka Przestrzenna B

Rolnictwo R

Nieruchomości G

6/ samodzielne stanowisko ds. obrony cywilnej i wojskowości ZK

3. Obieg korespondencji tajnej określa odrębna instrukcja .

4. Obowiązujące zarządzenia wewnętrzne, informacje i zawiadomienia podawane są do wiadomości pracowników zgodnie z przyjętymi w Urzędzie zasadami obiegu informacji,

§ 18

Czynności o charakterze przygotowawczym i techniczno kancelaryjnym są wykonywane na poszczególnych stanowiskach we własnym zakresie.

VI ZASADY DZIAŁANIA REFERATÓW I POSZCZEGÓLNYCH STANOWISK

§ 19

1. Wykaz stanowisk i etatów określa załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu

2. Stanowiska pracy i ich zakresy działania :

1/ Radca Prawny

Radca Prawny zajmuje w strukturze Urzędu stanowisko odrębne odpowiadające stanowisku głównego specjalisty .

Do jego zadań należy:

a/ udzielanie porad prawnych,

b/ sporządzanie opinii prawnych,

c/ opracowywanie projektów aktów prawnych,

d/ występowanie przed sądami i urzędami,

e/ pomoc pracownikom przy sprawach odwoławczych

2/ Referent obsługi prawnej

a/ współpraca z Radcą Prawnym Urzędu Gminy.

b/ przygotowywanie projektów opinii prawnych,

c/ bieżącego udzielania porad prawnych mieszkańcom w sprawach mniej skomplikowanych.

d/ wstępne opiniowanie projektów uchwał, zarządzeń, decyzji oraz umów.

e/ bieżąca pomoc prawna pracownikom urzędu i jednostek organizacyjnych.

f/informowanie pracowników o zmianach w przepisach dotyczących poszczególnych stanowisk pracy.

g/ bieżące zapoznawanie się z ogłoszeniami o projektach na współfinansowanie zadań przy pomocy środków zewnętrznych ,informowanie o tym merytorycznych pracowników, a także pomoc w opracowaniu takich wniosków.

h/ współpraca z pracownikami Urzędu w zakresie prawidłowości prowadzonych postępowań administracyjnych w tym kierowanych do organów odwoławczych.

i/ opracowywanie projektów wewnętrznych aktów organizacyjnych Urzędu.

j/ bieżący nadzór nad prawidłowością stosowania w Urzędzie przepisów kpa, a w szczególności w sprawach przekazywanych przez organy odwoławcze do ponownego rozpoznania.

k/ bieżący nadzór nad prawidłowością stosowania w Urzędzie ustawy o pomocy publicznej przedsiębiorcą, ustawy o dostępie do informacji niejawnych, ochronie danych osobowych oraz postępowaniu egzekucyjnym

3/ Pełnomocnik ds. informacji niejawnych

a/ zabezpieczenie i koordynowanie działalności w zakresie tajemnicy państwowej i służbowej, nadzór nad kancelarią tajną,

b/ prowadzenie spraw w zakresie ochrony informacji niejawnych a w tym:

- opracowanie planu postępowania z materiałami zawierającymi informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego,

- opracowanie szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”,

- przeszkolenie pracowników w zakresie klasyfikowania informacji niejawnych oraz stosowania właściwych klauzul tajności a także procedur ich zmiany i znoszenia,

- opracowanie propozycji odnośnie stanowisk lub rodzaju prac zleconych z którymi może łączyć się dostęp do informacji niejawnych, odrębnie dla każdej klauzuli,

- przeprowadzanie postępowań sprawdzających,

- po przeprowadzeniu postępowania sprawdzającego wydanie lub odmowa poświadczenia bezpieczeństwa,

- przechowywanie akt zakończonych postępowań,

- prowadzenie wykazów stanowisk i prac zleconych oraz osób dopuszczonych do pracy lub służby na stanowiskach z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych,

- opracowanie obiegu dokumentów kancelarii tajnej,

- opracowanie szczegółowych wymagań bezpieczeństwa i ich wniesienie do zaopiniowania przez UOP,

- proponowanie kandydata na administratora systemu i pracownika odpowiedzialnego za bieżącą kontrole zgodności sieci ze szczególnymi wymaganiami bezpieczeństwa,

- dokonanie przeglądu stanowisk i sporządzanie wykazu stanowisk i osób dopuszczonych do informacji niejawnych,

4/ Stanowisko ds. obrony cywilnej i wojskowości

a/ obrona cywilna i zarządzanie kryzysowe:

- przygotowywanie ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny,

- opracowywanie i aktualizacja planu OC gminy i innych dokumentów planistycznych dotyczących obrony cywilnej,

- opracowywanie i aktualizacja planu reagowania kryzysowego,

- analizowanie realizacji zadań w zakresie OC,

- planowanie i organizacja szkolenia z zakresu obrony cywilnej,

- prowadzenie treningów SWA,

- zaopatrzenie w sprzęt OC oraz jego konserwacja,

- prowadzenie magazynu sprzętu obrony cywilnej,

- prowadzenie ewidencji i rejestrów, których obowiązek posiadania wynika z przepisów prawa, w tym bazy danych sił i środków szefa OC gminy,

- ustalanie potrzeb w zakresie nakładania świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony cywilnej,

- formowanie i uzupełnianie składu formacji OC,

- upowszechnianie zagadnień OC,

- wykonywanie zadań mobilizacyjnych związanych ze świadczeniami osobistymi i rzeczowymi oraz reklamacja żołnierzy rezerwy,.

b/ sprawy obronne:

- reklamowanie osób od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i wybuchu wojny,

- nakładanie i zdejmowanie obowiązku świadczeń na rzecz obrony,

- sporządzenie i aktualizacja dokumentacji na okres zagrożenia państwa, w tym zwłaszcza: regulaminu organizacyjnego, dokumentacji stałego dyżuru, planu zabezpieczenia i ochrony dotychczasowego miejsca pracy/DMP/

- opracowywanie wytycznych i planów działania w zakresie spraw obronnych,

- kontrolowanie z upoważnienia Wójta realizacji zadań obronnych w podległych jednostkach organizacyjnych,

- sporządzanie sprawozdań z realizacji zadań obronnych i szkoleń z zakresu spraw obronnych.

c/ akcja kurierska :

-opracowywanie planów akcji kurierskiej,

- uruchamianie i przeprowadzanie akcji kurierskiej,

d/ sprawy wojskowości

-wykonywanie zadań w zakresie wojskowego obowiązku meldunkowego,

-realizacja przedsięwzięć dotyczących: przygotowania i przeprowadzenia poboru, rejestracji `poborowych,

- współdziałanie z Wojewodą i Starostą przy przeprowadzaniu poboru.

e/ inne:

- ewidencjonowanie imprez publicznych, postępowanie w sprawach zgromadzeń,

- nadzór nad prawidłowym przeprowadzeniem zbiórek publicznych,

Referat Organizacyjny

a/ Stanowisko obsługi sekretariatu:

- prowadzenie sekretariatu Wójta i Z-cy Wójta Gminy,

- prowadzenie rejestru delegacji,

- nadzór nad ewidencją wyjść służbowych i prywatnych,

- prowadzenie rejestru zarządzeń i decyzji Wójta Gminy,

- obsługa narad z pracownikami zwoływanymi przez Wójta, Z-cę Wójta czy Sekretarza,

- udzielanie informacji interesantom kierowanie ich na właściwe stanowiska

- obsługa telefonów i faksu, oraz radiostacji

- prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz nadzór nad terminowym załatwianiem skarg,

- zamawianie, przyjmowanie i ewidencjonowanie pieczęci oraz gospodarowanie tablicami informacyjnymi Urzędu Gminy

- przygotowanie list obecności,

- przechowywanie kopii protokołów i uchwał Rady Gminy,

- prowadzenie spraw osobowych /legitymacje służbowe, legitymacje ubezpieczeniowe, zaświadczenia o zatrudnieniu i inne dotyczące zatrudnienia/

-zawiadamianie WKU o zwolnieniu i zatrudnianiu oraz kwalifikacjach i zajmowanym stanowisku pracownika podlegającego czynnej służbie wojskowej,

- wpisywanie korespondencji do dziennika podawczego oraz zadysponowanie pism wg. dekretacji,

- prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem w materiały biurowe dla potrzeb Urzędu Gminy, zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych oraz prowadzenie ewidencji ilościowej wydanych materiałów

- prowadzenie i aktualizacja podręcznych materiałów informacyjno adresowych dla potrzeb urzędu, tablic urzędowych i informacyjnych,

- prowadzenie rejestru pracowniczych badań lekarskich,

- prowadzenie rejestru pieczęci ,

- kompletowanie teczek akt osobowych pracowników wg. obowiązujących przepisów

b/ Punkt Obsługi Klienta

- przyjmowanie wszelkiej korespondencji wpływającej do Urzędu,

- potwierdzanie kopii składanych dokumentów o ile interesant zażąda takiego potwierdzenia,

- obsługa ksero,

- wysyłanie korespondencji, prowadzenie ewidencji wysyłki,

- rozliczanie miesięcznych faktur dot. opłat zryczałtowanych,

- udzielanie interesantom pierwszej informacji i kierowanie do odpowiednich pracowników,

- wydawanie druków obowiązujących w Urzędzie i pomoc w ich wypełnianiu .

c/ Obsługa Rady Gminy

- techniczne przygotowanie projektów uchwał, planów pracy sprawozdań i innych materiałów oraz terminowe ich doręczenia,

- prowadzenie rejestru uchwał,

- opracowywanie materiałów z obrad sesji i komisji rady, przekazywanie ich na właściwe stanowiska oraz koordynowanie realizacji zadań wynikających z podjętych uchwał,
- rejestrowanie wniosków i opinii komisji oraz interpelacji i wniosków radnych,

- współudział w pracach zawiązanych z wyborami,

- współpraca z Radami Sołeckimi i Sołtysami, harmonogramy zebrań wiejskich,
ewidencja protokołów i wniosków,

- wydawanie legitymacji radnym i sołtysom,

- opracowywanie sprawozdań z działalności Rady i jej organów,

- prowadzenie rejestru korespondencji Rady Gminy,

- udzielanie radnym wszechstronnej pomocy w wykonywaniu mandatu,

-przesyłanie materiałów celem umieszczenia ich w BIP,

- terminowe przekazywanie organom nadzoru uchwał podjętych przez Radę,

- przekazywanie do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Śląskiego, podjętych uchwal

- realizacja zadań związanych z prowadzeniem opłat adiacenckich na terenie gminy, a wynikających z ustawy o gospodarce nieruchomościami i uchwał Rady Gminy podjętych w tym temacie,

- wykonywanie obsługi administracyjno-technicznej zadań związanych z opłatami adiacenckimi, ewidencją tych opłat, prowadzenie postępowań administracyjnych w związku z ustaleniem opłat adiacenckich z różnych tytułów, windykację opłat oraz prowadzenie spraw związanych z udzielaniem ulg w spłacie tych opłat.

d/ Działalność gospodarcza

- prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej w tym:

- wydawanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji,

- dokonywanie zmian w ewidencji na podstawie zgłoszeń,

- wydawanie zaświadczeń o wykreśleniu z ewidencji,

- udzielanie informacji o przedsiębiorcach dla instytucji, osób prawnych i fizycznych,

- prowadzenie postępowań w związku z sygnałami łamania przepisów przez przedsiębiorców, i powiadamianie właściwych organów,

-wykonywanie czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego, polegających na zapewnieniu zainteresowanym wglądu do Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD),urzędowych formularzy wniosków wymaganych ustawą, umożliwiających rejestrację osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą i spółek jawnych, dostępu do informacji o wysokości opłat, sposobie ich uiszczania oraz o właściwości miejscowej sądów rejestrowych,

- prowadzenie spraw związanych ze świadczeniem na terenie gminy usług hotelarskich i turystycznych.

-.realizacja obowiązków wynikających z ustawy o tworzeniu i działaniu wielko powierzchniowych obiektów handlowych w zakresie wydawania zezwoleń.

- obsługa techniczna przy organizacji prac społeczno-użytecznych.

- współpraca z GOPS Kłomnice,

- współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy,

- ustalanie z sołtysami i pracownikami urzędu zakresów prac dla pracowników społeczno-użytecznych,

- prowadzenie ewidencji tych prac,

- sporządzanie listy płac wraz z aktualizacją stawek,

- sporządzanie wniosków o refundację wraz z imienną listą osób oraz miesięcznym zakresem wykonanych prac,

- współpraca z insp. gospodarki komunalnej w zakresie odbioru śmieci zgromadzonych w wyniku tych prac,

- zadania z ustawy o transporcie drogowym:

- wydawanie zezwoleń na wykonywanie regularnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym,

- wydawanie zezwoleń na wykonywanie specjalnych przewozów osób w krajowym systemie drogowym

- prowadzenie dokumentacji Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.

- realizacja zadań wynikających z ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi:

- przygotowywanie zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych i decyzji cofnięcia zezwolenia,

- przygotowywanie zezwoleń wydawanych na podstawie przepisów szczególnych

- prowadzenie ewidencji punktów sprzedaży,

- zbieranie oświadczeń o wartości sprzedaży napojów alkoholowych za rok ubiegły i naliczanie opłaty za ważność zezwolenia na rok bieżący,

- czuwanie nad realizacją corocznych wpływów z opłat za korzystanie z zezwoleń,

- ustalanie czasu pracy placówek handlowych, usługowych i gastronomicznych

- przygotowywanie i realizacja uchwały w sprawie zasad usytuowania miejsc sprzedaży napojów alkoholowych a w razie istnienia uzasadnionej potrzeby także przygotowywanie projektów uchwał w sprawie zakazu sprzedaży, podawania, spożywania oraz wnoszenia napojów alkoholowych,

- przygotowanie i realizacja uchwały w sprawie określenia ilości punktów sprzedaży napojów alkoholowych

e/ Informatyk

- nadzór nad fizycznym zabezpieczeniem pomieszczeń w których przetwarzane są dane osobowe oraz kontrolą przebywających w nich osób,

- zapewnienie awaryjnego zasilania komputerów oraz innych urządzeń, mających wpływ na bezpieczeństwo przetwarzania,

- dopilnowanie aby komputery w których przetwarzane są dane osobowe zabezpieczone były hasłem dostępu przed nieautoryzowanym uruchomieniem,

- nadzór nad naprawami, konserwacją oraz likwidacją urządzeń komputerowych, na których zapisane są dane osobowe,

- zarządzanie hasłami użytkowników i nadzór nad przestrzeganiem procedur określających częstotliwość ich zmiany zgodnie z wytycznymi, które powinny być zawarte w instrukcji określającej sposób zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych ze szczególnym uwzględnieniem wymogów bezpieczeństwa informacji,

- nadzór czynności związanych ze sprawdzianem systemu pod kątem obecności wirusów komputerowych, częstości ich sprawdzania oraz nadzorowanie wykonywania procedur uaktualniania systemów antywirusowych i ich konfiguracji,

- nadzór nad wykonywaniem kopii awaryjnych, ich przechowywania oraz okresowych sprawdzaniem pod katem ich dalszej przydatności do odtwarzania danych w przypadku awarii systemu,

- nadzór nad przeglądami, konserwacjami oraz uaktualnianiem systemów służących do przetwarzania danych osobowych oraz wszystkimi innymi czynnościami wykonywanymi na bazach danych osobowych,

- nadzór nad systemem komunikacji w sieci komputerowej oraz przesłaniem danych za pośrednictwem urządzeń teletransmisji,

- nadzór nad obiegiem oraz przechowywaniem dokumentów i wydawnictw zawierających dane osobowe generowane przez system informatyczny,

- nadzór nad funkcjonowaniem mechanizmów uwierzytelnienia użytkowników w systemie informatycznym przetwarzającym dane osobowe oraz kontrolą dostępu do danych osobowych, nadzorowanie o którym mowa wyżej powinno obejmować:

- ustalenie identyfikatorów użytkowników i ich haseł,

- dopilnowanie aby hasła użytkowników były zmienione co najmniej raz w miesiącu,

- dopilnowanie aby dostęp do danych osobowych przetwarzanych w systemie był możliwy wyłącznie po podaniu identyfikatora i właściwego hasła,

- dopilnowanie aby hasła użytkowników były trzymane w tajemnicy,

- dopilnowanie aby identyfikatory osób, które utraciły uprawnienia do przetwarzania danych osobowych zostały natychmiast wyrejestrowane a ich hasła unieważnione,

-nadzór aby ekrany monitorów stanowisk komputerowych na których przetwarzane są dane osobowe automatycznie się wyłączały po upływie ustalonego czasu nieaktywności użytkownika,

- dopilnowanie aby w pomieszczeniach gdzie przebywają osoby postronne monitory stanowisk dostępu do danych osobowych były ustawione w taki sposób aby uniemożliwić tym osobom wgląd w dane,

- podjęcie natychmiastowych działań zabezpieczających stan systemu informatycznego lub informacji o zmianach w sposobie działania programu lub urządzeń wskazujących na naruszenie bezpieczeństwa danych,

- analiza sytuacji, okoliczności i przyczyn, które doprowadziły do naruszenia bezpieczeństwa danych i przygotowanie danych odpowiednich do zmian w instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych,

- planowanie i organizowanie prac w zakresie komputeryzacji Urzędu,

- proponowanie i wdrażanie nowych systemów informatycznych,

- prace nad integracją systemów informatycznych w celu uproszczenia pracy i maksymalnego wykorzystania raz wprowadzonych danych,

- realizacja zadań wynikających z instrukcji zarządzania systemami informatycznymi opracowanej zgodnie z wytycznymi ustawy o ochronie danych osobowych,

- obsługa i nadzór poczty elektronicznej,

- współpraca z jednostkami zewnętrznymi takimi jak: ZUS, firmy autorskie, dostawcy sprzętu, administratorzy programów,

- obsługa techniczna i nadzór nad poprawnością pracy sprzętu i wdrożonych systemów oraz zbieranie opinii o pracy i przydatności programów i ich wadach,

- prowadzenie wstępnego instruktażu podstawowej obsługi sprzętu i oprogramowania,

- śledzenie nowości rynkowych w zakresie i oprogramowania /internet, czasopisma/ i udostępnianie informacji w tym zakresie pracownikom,

- przygotowanie danych do przetargów na zakup sprzętu komputerowego, oprogramowania, serwisu sprzętu itp., umów z dostawcami,

- prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na usługi i zakupy w dziedzinie informatyki dla Urzędu,

- administrowania siecią i systemami informatycznymi oprócz administrowań objętych umowami,

- rozbudowa sprzętu oraz konfiguracja sprzętu zgodnie z wymaganiami oprogramowania,

- prowadzenie rejestru sprzętu i oprogramowania,

- pełnienie obowiązków Administratora Bezpieczeństwa Informacji,

- obsługa i aktualizacja strony internetowej Urzędu, przy współpracy z pracownikami i kierownikami jednostek organizacyjnych,

- współredagowanie Gazety Kłomnickiej /przygotowanie materiałów do druku, oprawa graficzna ,współpraca z drukarnią/,

- obsługa i koordynacja zawartości Biuletynu Informacji Publicznej na stronach internetu.

f/ Stanowisko d/s współpracy z organizacjami pozarządowymi, archiwum, bhp i kancelarii tajnej

- archiwum:

- prowadzenie archiwum,

- przyjmowanie akt do archiwum z poszczególnych stanowisk Urzędu,

- opracowywanie teczek do gromadzenia i przechowywania materiałów archiwalnych,

- prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych,

- brakowanie materiałów,

- określenie form udostępnienia i zabezpieczenia materiałów archiwalnych,

- przekazywanie materiałów archiwalnych do Państwowego Archiwum,

- utrzymanie porządku w pomieszczeniu wykluczającego powstanie pożaru

- stosowanie Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16.09.2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej kwalifikacji i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

- Kancelaria Tajna:

- bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych w jednostce,

- udostępnianie lub wydawanie dokumentów osobom posiadającym stosowne poświadczenie bezpieczeństwa,

- egzekwowanie zwrotu dokumentów zawierających informacje niejawne,

- kontrola przestrzegania właściwego oznaczenia i rejestrowania dokumentów w kancelarii tajnej oraz w jednostce organizacyjnej,

- wykonywanie poleceń pełnomocnika ochrony,

- prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami, które zawierają informacje niejawne udostępnione pracownikom,

- zapewnienie ochrony informacji niejawnych, przestrzeganie i wdrażanie przepisów w tym zakresie.

- Współpraca z organizacjami pozarządowymi:

- współpraca z organizacjami pozarządowymi w zakresie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz innymi organizacjami pozarządowymi,

- organizacja konkursów na zadania publiczne wykonywane przez te organizacje w ramach środków znajdujących się w budżecie,

- zawieranie umów,

- rozliczanie dotacji udzielonych tym organizacjom,

- sporządzanie sprawozdań w tym zakresie ,

- BHP

- przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,

- zgłaszanie wniosków dotyczących wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy na poszczególnych stanowiskach pracy,

- udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków oraz zachorowań na choroby zawodowe a także kontrola realizacji tych wniosków,

- prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby,

- doradztwo w zakresie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy ,

- szkolenie w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy zatrudnionych pracowników,

-współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami,

- występowanie do pracodawcy o zastosowanie kar porządkowych w stosunku do pracowników odpowiedzialnych za zaniedbanie obowiązków w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

- niezwłoczne odsunięcie od pracy pracownika, który swoim zachowaniem lub sposobem wykonywania pracy stwarza bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia własnego lub innych osób.

g/ konserwator i sprzątaczki ;

- utrzymanie czystości i porządku w pomieszczeniach biurowych Urzędu i Zespołu Gminnego Nr II,

- zabezpieczenie budynku po zakończeniu pracy pracowników ,

- wykonywanie prac porządkowych wokół budynku Urzędu i Zespołu Gminnego Nr II,

- usuwanie usterek nie wymagających interwencji fachowca, a dotyczących urządzeń znajdujących się w posiadaniu urzędu,

- w czasie okresu zimowego odśnieżanie ciągów komunikacyjnych oraz schodów do Urzędu i budynku Zespołu Gminnego Nr II, a także posypywanie piaskiem lub solą,

- utrzymywanie porządku w garażach.

h/ robotnicy interwencyjni , publiczni i społecznie użyteczni

W razie potrzeby Kierownik Urzędu zatrudnia do prac porządkowych i remontowych na terenie gminy pracowników interwencyjnych , publicznych i społecznie użytecznych przy współfinansowaniu w Powiatowym Urzędem Pracy

Referat Finansowy

a/Księgowość budżetowa

- księgowanie dowodów księgowych działalności eksploatacyjnej i inwestycyjnej w ujęciu syntetycznym

- prowadzenie analityki do konta zapasów materiałowych inwestycji, kosztów inwestycji oraz kont rozrachunkowych działalności eksploatacyjnej,

- księgowanie dochodów budżetowych na kartach dochodów,

- udział w opracowywaniu okresowych sprawozdań z wykonania budżetu ;

- analiza wykonania planu dochodów,

- prowadzenie danych komputerowo ,

- wystawianie czeków gotówkowych i rozrachunkowych,

- sporządzanie wynagrodzeń i list zasiłków chorobowych pracowników instytucji kultury ,

- obsługa księgowa pracowników interwencyjnych, /wynagrodzenia , zasiłki, rozliczanie z PUP,

- prowadzenie kart wynagrodzeń,

- prowadzenie akt do zasiłków rodzinnych, macierzyńskich i opiekuńczych oraz ich naliczenia,

- naliczanie składek ZUS , składek na Fundusz Pracy i NFZ , współpraca z tymi organami,

- składanie wniosków do ZUS o świadczenia emerytalno- rentowe,

- wydawanie zaświadczeń dot. wynagrodzeń i świadczeń społecznych,

- prowadzenie rozrachunków rozliczeń zewnętrznych i wewnętrznych oraz sporządzanie przelewów,

- sprawdzanie pod względem formalnym i rachunkowym dokumentów rozrachunków gotówkowych i bezgotówkowych oraz raportów kasowych,

- bieżące kompletowanie dowodów kasowych poprzez ich wpinanie do segregatorów,

- dekretowanie i księgowanie operacji księgowych z zakresu kultury i GOPS,

- naliczanie zaliczek podatku dochodowego od osób fizycznych:

- pracowników kultury i interwencyjnych, i rozliczanie z Urzędem Skarbowym,

- podatków z tytułów umów zlecenia, umów o dzieło i innych,

- rozliczanie dotacji,

- prowadzenie książki inwentaryzacyjnej przedmiotów nietrwałych instytucji kultury oraz rozliczanie inwentaryzacji,

- dowóz gotówki z banku,

- rozliczanie spraw finansowych dotyczących osób przebywających na zastępczej służbie wojskowej,

-obsługa księgowa i płacowa gospodarstwa pomocniczego „Schronisko dla zwierząt”.

b/ Kasa

- prowadzenie kasy dbając o powierzone mienie a w szczególności : pieniądze, papiery wartościowe, zdeponowane przedmioty oraz wyposażenie kasy,

- przyjmowanie wpłat,

- dokonywanie wypłat,

- prowadzenie ewidencji wpływów i wypłat w postaci raportów kasowych,

- uzupełnianie pogotowia kasowego

c/ Płace

- sporządzanie list wynagrodzeń pracowników oraz list zasiłków chorobowych,

- prowadzenie kart wynagrodzeń pracowników,

- prowadzenie akt do zasiłków rodzinnych, macierzyńskich i opiekuńczych oraz ich naliczanie,

- naliczanie składek ZUS, składek na Fundusz Pracy oraz NFZ, współpraca z tymi organami,

- składanie wniosków do ZUS o świadczenia emerytalno- rentowe

- wydawanie zaświadczeń dotyczących wynagrodzeń i świadczeń społecznych,

- prowadzenie rozrachunków – rozliczeń zewnętrznych i wewnętrznych oraz sporządzanie przelewów,

- sprawdzanie pod względem formalnym i rachunkowym dokumentów rozrachunkowych bezgotówkowych i gotówkowych oraz raportów kasowych,

- bieżące kompletowanie dowodów kasowych poprzez ich wpinanie do segregatorów,

- prowadzenie kart analitycznych udzielonych pożyczek z funduszu mieszkaniowego,

- naliczanie zaliczek podatku dochodowego od osób fizycznych:

pracowników Urzędu Gminy i rozliczanie tego podatku z Urzędem Skarbowym,

podatków z tytułu od umów zlecenia, umów o dzieło , inkasa sołtysów itp,

- prowadzenie książki inwentaryzacyjnej przedmiotów nietrwałych Urzędu,

- prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania,

- prowadzenie spraw związanych z działalnością KZP,

- dokonywanie zakupów w ramach bhp dla pracowników samorządowych i prowadzenie jej ewidencji,

- dokonywanie rozliczeń inkasenta z wpływów z opłaty targowej,

d/ VAT

- prowadzenie rejestru zakupów związanych ze sprzedażą podatkowa,

- prowadzenie rejestru sprzedaży i świadczeń z nią zrównanych,

- wystawianie rachunków uproszczonych i faktur VAT związanych ze sprzedażą i świadczeniami z nią zrównanych,

- rozliczanie podatku VAT z Urzędem Skarbowym /deklaracje/,

- stosowanie zapisów ustawy o podatku vat.

e/ Podatki i księgowość podatkowa

- dokonywanie wymiaru podatków

podatku rolnego,

podatku od nieruchomości,

podatku leśnego,

podatku od środków transportu,

podatek od psa,

- sporządzanie przypisów i odpisów zobowiązania pieniężnego oraz prowadzenie rejestru tych przypisów i odpisów,

- prowadzenie rejestru podań oraz przygotowanie decyzji w sprawie wymiaru, umorzenia, obniżenia i ulg oraz rozłożenia na raty wymierzonych podatków i opłat,

- zakładanie i prowadzenia kart gospodarstw ,kart nieruchomości, kart pojazdów,

- prowadzenie rejestru ulg inwestycyjnych z tytułu nabycia gruntów, ulg żołnierskich i bieżąca ich aktualizacja,

- sporządzanie sprawozdań z wymiaru zobowiązania pieniężnego, wyliczanie skutków obniżania stawek oraz ulg i umorzeń,

- wydawanie zaświadczeń w zakresie swoich prac,

- dokonywanie zapisów księgowych dotyczących zobowiązań pieniężnych wsi i innych opłat,

- uzgadnianie dzienników obrotów podatkowych z rejestrem przypisów i odpisów,

- rozliczanie sołtysów z tytułu inkasa,

- kontrola terminowości wpłat podatkowych i naliczanie odsetek za nieterminowe wpłaty,

- uzgadnianie kontokwitariuszy z kartami zbiorczymi wsi oraz dziennikami obrotów zobowiązania pieniężnego,

- sporządzanie sprawozdań z dochodów podatkowych,

- windykacja zaległości w opłatach i podatkach,

- prowadzenie danych komputerowo, zgrywanie zbiorów na dyskietki i przechowywanie w miejscach zabezpieczonych,

- przygotowywanie projektów uchwał w zakresie swoich zadań,

- stosowanie ustawy o pomocy publicznej dla przedsiębiorców,

Referat Gospodarki Komunalnej, Inwestycji i Ochrony Środowiska

Kierownik Referatu

- planowanie wydatków inwestycyjnych w gminie,

- przygotowywanie i prowadzenie procesów inwestycyjnych pod względem formalno-prawnym,

- egzekwowanie uprawnień w zakresie jakości wykonanych prac, a w szczególności z zakresu gwarancji i rękojmi,

- rozliczanie finansowo-rzeczowe zakończonych zadań inwestycyjnych,

- kontrola działalności inwestycyjnej, modernizacyjnej i remontowej jednostek podległych gminie,

- przeprowadzanie okresowych analiz i sporządzanie sprawozdań z działalności inwestycyjnej i jej efektów,

- nadzór i udział w postępowaniach przetargowych

- przygotowywanie kalkulacji i propozycji uchwał dotyczących opłat za wodę,ścieki i innych z nimi związanych,

- prowadzenie spraw wynikających z przepisów o utrzymaniu czystości i porządku oraz egzekwowanie realizacji uchwały rady gminy w tym zakresie, przeprowadzanie kontroli w zakresie odprowadzania ścieków,

- nadzór nad eksploatacją wodociągów oraz stacji ujęć wodnych,

- nadzór nad eksploatacją sieci kanalizacyjnej, oczyszczalni ścieków i przepompowni

- koordynacja i organizacja realizacji inwestycji gminnych i remontów,,

- przeprowadzanie procedur przetargowych zgodnie z wymaganiami ustawy o zamówieniach publicznych,

- koordynacja w sprawie pozyskiwania środków finansowych ze źródeł zewnętrznych na finansowanie inwestycji gminnych,

- opracowywanie wniosków aplikacyjnych i innych dokumentów wymaganych do pozyskania środków,

- zlecanie opracowań dokumentacji,

- koordynowanie nadzoru inwestorskiego

- przygotowywanie projektów umów na zadania inwestycyjne i remontowe

a/ Inwestycje i zamówienia publiczne

1.Przeprowadzanie procedur przetargowych zgodnie z wymaganiami ustawy prawo zamówień publicznych, w tym:

- opracowywanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia przetargu.

- publikacja ogłoszeń o postępowaniach, wynikach postępowań o udzielenie zamówień publicznych.

- uczestnictwo w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego.

- udział w postępowaniu protestacyjnym i odwoławczym.

- prowadzenie rejestru zamówień publicznych.

- prowadzenie instruktażu, sprawozdawczości i analityki w zakresie udzielanych zamówień publicznych.

- przygotowywanie rocznego planu prowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych.

2.Pozyskiwanie środków finansowych ze źródeł zewnętrznych na finansowanie inwestycji gminnych, w tym:

- opracowywanie wniosków aplikacyjnych.

- przeprowadzanie procedur przetargowych zgodnie z wymogami ustawowymi,

- rozliczanie inwestycji.

3. Sprawozdawczość w zakresie inwestycji i remontów.

4. Prowadzenie rejestru umów i zleceń

5.Oświetlenie ulic rozliczanie należności.

b/ Drogownictwo

- pełny nadzór inspektorski na zadaniach inwestycyjnych i remontowych dla
inwestycji gminnych w zakresie posiadanych uprawnień,

- sporządzanie kosztorysów inwestorskich,

- wstępne opiniowanie umów na zadania inwestycyjne i remontowe,

- wstępne koncepcje w zadaniach inwestycyjnych i remontowych oświaty w gminie,

- współpraca z dyrektorami szkół, przedszkoli i gimnazjum w zakresie potrzeb inwestycyjnych i remontowych,

- wstępne oceny stanu technicznego budynków oświatowych i komunalnych,

- prowadzenie dokumentacji technicznej oraz innych wymaganych dokumentów na obiektach podległych gminie,

- nadzór nad pracownikami robót interwencyjnych i publicznych,

- prowadzenie spraw związanych z budową, modernizacją, utrzymaniem dróg, przepustów, mostów i placów oraz z organizacją ruchu drogowego,

- nadzór nad bieżącymi remontami dróg gminnych, koordynacja prac, współpraca w tym zakresie z sołectwami,

- ustalanie harmonogramu robót na drogach gminnych zgodnie z uchwałą budżetową gminy, nadzór nad jego realizacją,

- współpraca z zarządcami dróg powiatowych, wojewódzkich i krajowej w zakresie modernizacji, remontów i oznakowań tych dróg,

- opiniowanie zezwoleń na lokalizacje w pasie drogowym obiektów nie związanych z gospodarką drogową,

- prowadzenie kart ewidencyjnych dróg i drogowych obiektów mostowych,

- ewidencja oznakowania dróg i ich bieżąca ocena,

- zbieranie i opiniowanie wniosków dotyczących rozkładu jazdy autobusów i pociągów,

- wydawanie zgody na korzystanie z przystanków,

- współdziałanie w organizowaniu prac przy zimowym utrzymaniu dróg powiatowych wojewódzkich ,i krajowej oraz organizacja zimowego utrzymania dróg gminnych ,

- analiza wniosków oraz przygotowanie zezwoleń na zajęcie pasa drogowego na obiekty handlowe lub reklamowe ,

- przygotowanie infrastruktury drogowej dla potrzeb obronnych oraz wykonywania zadań na rzecz obronności kraju,

- przygotowywanie projektów dyspozycji środków na finansowanie zadań z zakresu budowy, modernizacji, utrzymania, ochrony dróg gminnych oraz zarządzania nimi.

c/Ochrona środowiska

- prowadzenie sprawozdawczości w zakresie ochrony środowiska,

- wydawanie decyzji w sprawie zakazu odprowadzania ścieków do wód i gruntów,

- prowadzenie spraw wynikających z realizacji zadań gminy wynikających z Prawa ochrony środowiska,

- wymierzanie kar pieniężnych za naruszenie wymagań ochrony środowiska,

- zapewnienie warunków niezbędnych do realizacji przepisów prawa ochrony środowiska na terenie gminy oraz sprawowanie kontroli przestrzegania tych przepisów współdziałając z policją,

- nakazywanie wykonania niezbędnych urządzeń zabezpieczających wodę przed zanieczyszczeniem lub zabronienie wprowadzania ścieków do wody w przypadku wprowadzenia przez właściciela gruntu do wody ścieków nienależycie oczyszczonych,

- współpraca z podmiotami gospodarczymi zajmującymi się zagadnieniami ochrony środowiska,

- występowanie do PIOŚ z wnioskami dotyczącymi naruszeń przepisów o ochronie środowiska przed odpadami oraz dbanie o utrzymanie porządku i czystości,

wydawanie decyzji środowiskowych,

wydawanie warunków dotyczących przyłączy do sieci wod-kan.

Zabytki

- prowadzenie rejestru obiektów zabytkowych i współdziałanie w zakresie ich utrzymania,

Grobownictwo Wojenne

- organizowanie i sprawowanie opieki nad grobami i mogiłami wojennymi, oraz pomnikami i tablicami pamięci,

Gospodarka Odpadami

- gospodarka odpadami komunalnymi, w tym likwidacja dzikich wysypisk śmieci, organizacja akcji „sprzątanie świata",

- organizowanie selektywnej zbiórki odpadów na terenie gminy

- wydawanie opinii w zakresie odzysku, unieszkodliwiania zbierania lub transportu odpadów,

- wydawanie opinii w zakresie programów gospodarki odpadami niebezpiecznymi sporządzonych przez wytwórcę odpadów,

- uzgadnianie sposobu postępowania z odpadami innymi niż niebezpieczne,

- wstrzymanie w drodze decyzji działalności powodującej wytwarzanie odpadów,

- wydawanie decyzji nakazującej posiadaczowi odpadów usunięcie odpadów z miejsc nieprzeznaczonych do ich składowania lub magazynowania,

- opiniowanie zezwoleń na składowanie odpadów niebezpiecznych na wydzielonych częściach innych/niż niebezpieczne/składowisk,

d/Opłaty za wodę i kanalizację

- prowadzenie ewidencji użytkowników wodociągów wiejskich i kanalizacji,

- współpraca i rozliczanie inkasentów,

- wydawanie faktur dla użytkowników,

- prowadzenie windykacji należności od odbiorców wody i dostawców ścieków,

- zamówienia soli na ujęcie wody w Witkowicach

e/ Obsługa ujęć wodnych i targowiska

-obsługa stacji ujęcia wody w Witkowicach tj. obsługa pomp, zbiorników hydroforowych, zbiorników zapasowo-wyrównawczych, chloratorów,

- obsługa stacji ujęcia wody w Kłomnicach i Garnku– nadzór nad pracą urządzeń a w razie awarii sterowanie ręczne,

- okresowe odczyty urządzeń pomiarowych w stacjach wodociągowych .

- pomiary poziomu zwierciadła wody w studniach,

- dbałość o czystość i porządek w obiektach wodociągowych i terenu w obrębie ogrodzenia stacji,

- współpraca z oddziałem SANEPID-u,

- bieżąca konserwacja urządzeń w obiektach stacji wodociągowych,

- w razie konieczności uruchomienie chloratorów i chlorowanie wody wg. zaleceń,

- nadzór nad eksploatacja sieci wodociągowej i sieci kanalizacyjnej na terenie gminy,

- bieżąca konserwacja urządzeń na sieci, wymiana uszkodzonych wodomierzy, plombowanie wodomierzy,

- utrzymywanie porządku, zbieranie inkasa od handlujących na targowisku w Kłomnicach i Garnku,

- utrzymanie czystości na przystankach PKS na terenie gminy,

f/ Oczyszczalnia ścieków

- stały dozór nad pracą urządzeń oczyszczalni ścieków,

- obserwacja procesów technologicznych zachodzących w poszczególnych cyklach pracy oczyszczalni i informowanie Kierownika referatu w razie stwierdzenia zaistniałych nieprawidłowości,

- codzienne opróżnianie kosza na skratki,

- okresowe odwadnianie, prasowanie i składowanie osadu powstającego podczas procesu oczyszczania ścieków,

- codzienne dokonywanie odczytów wskaźników oczyszczonych ścieków zaleconych przez technologa oczyszczalni oraz innych wskaźników określonych w pozwoleniu wodno-prawnym na eksploatacje oczyszczalni i odprowadzania do odbiornika ścieków oczyszczonych,

- dbałość o czystość, ład ,porządek w całym obiekcie oczyszczalni oraz na terenie przynależnym do oczyszczalni,

- codzienne czyszczenie punktu zlewnego ścieków dowożonych,

- codzienna kontrola pracy przepompowni ściekowej ścieków i bieżące utrzymanie w należytym stanie sanitarno-technicznym,

- pobieranie i dowożenie próbek ścieków oczyszczonych do analizy w okresach kwartalnych,

- bieżące zaopatrywanie w środki potrzebne do utrzymania ciągłości procesów technologicznych na oczyszczalni.

g/ Zaopatrzeniowiec

- pobieranie opłaty targowej na terenie gminy Kłomnice i dokonywania wpłat w kasie Urzędu Gminy.

- dokonywanie odczytów stanów wodomierzy mieszkańców gminy Kłomnice oraz pobieranie opłaty za zużytą wodę i odprowadzane ścieki. Uzgadnianie kont odbiorców wspólnie z pracownikiem urzędu odpowiedzialnym za ewidencję opłat za wodę i ścieki.

- dokonywanie zamówień i zaopatrywanie w niezbędne narzędzia i środki oraz odzież dla pracowników robót publicznych , interwencyjnych oraz pracowników ujęć wodnych i oczyszczalni ścieków.

- zaopatrywanie w materiały i środki niezbędne do prawidłowego funkcjonowanie oczyszczalni ścieków i ujęć wodnych.

- prowadzenie rejestru dokonywanych zakupów oraz rejestru wydawanych narzędzi i materiałów.

- sprawdzanie faktur za zrealizowane dostawy pod względem merytorycznym.

- prowadzenie okresowych analiz zapasów i ustalanie wydatków na nowe zakupy z Wójtem i Skarbnikiem Gminy.

Referat Gospodarki Przestrzennej, Rolnictwa i Nieruchomości

Gospodarka przestrzenna

- zbieranie wniosków w sprawie sporządzania lub zmiany kierunków zagospodarowania przestrzennego, przeprowadzenie ich analizy i przygotowanie dla wójta wyniku ocen i analiz w celu występowania do rady gminy ze stosownymi wnioskami ,

- prowadzenie czynności legislacyjnych związanych z przygotowaniem projektu miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego do uchwalenia przez radę, w trybie określonym przepisami ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym

- dokonywanie i przygotowywanie dla wójta gminy okresowej oceny zmian w zagospodarowaniu przestrzennym gminy w celu przedstawienia jej wyników radzie gminy,

- przygotowywanie i wydawanie decyzji ustalającej warunki zabudowy i decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego,

- prowadzenie rejestru wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,

- wydawanie zaświadczeń o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego,

- wydawanie wypisów i wyrysów zgodnie z mpzp oraz studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania gminy Kłomnice

- uzgadnianie mpzp z gminami sąsiednimi,

- badanie zgodności decyzji wydanych przez administracje rządową z ustalonymi warunkami zabudowy i zagospodarowania terenu,

- prowadzenie negocjacji i określenia zasad wprowadzenia zadań ponadlokalnych z rejestru województwa do mpzp.

- realizacja zadań w zakresie polityki przestrzennej w gminie,

- opiniowanie zgodności podziałów z postanowieniami planu miejscowego,

- wydawanie decyzji zatwierdzających podział

- opiniowanie wniosków właścicieli gruntów w sprawach przyznawania środków na pokrycie kosztów zalesienia gruntów,

- stosowanie ustawy o opłacie planistycznej

- sprawy ochrony gruntów rolnych i leśnych, w tym:

związanych ze zmianą przeznaczenia w planie zagospodarowania przestrzennego gruntów rolnych i leśnych na cele nierolnicze i nieleśne,

przygotowywanie wniosków do Wojewody o zgodę na zmianę przeznaczenia gruntów,

przygotowywanie projektów uchwał o objęciu na terenie gminy ochroną gruntów rolnych kl. IV, IVa i IVb utworzonych z gleb pochodzenia mineralnego,

przygotowanie projektów decyzji nakazujących właścicielowi gruntów wykonanie odpowiednich zabiegów zapobiegających degradacji gruntów, ustalenie terminów ich wykonania,

wykładanie do wglądu właścicieli gruntów projektów planów dla gruntów położonych na obszarach szczególnej ochrony środowiska oraz powiadamianie o tym właścicieli tych gruntów,

przygotowywanie materiałów związanych z zatwierdzaniem planów dla gruntów położonych w sferach szczególnej ochrony i zasięganie w tym kierunku opinii placówek naukowych

a/ Rolnictwo

- analizy i prognozy rozwoju rolnictwa na terenie gminy przy współudziale rolników indywidualnych i Izby Rolniczej,

- współpraca przy zwalczaniu klęsk żywiołowych w rolnictwie,

- bieżące informowanie mieszkańców o terenach zagrożonych wścieklizną,

- współpraca i współuczestnictwo z Urzędem Statystycznym przy organizacji i przeprowadzaniu spisów rolniczych,

- prowadzenie wykazu ras psów uznanych za agresywne oraz wydawanie zezwoleń na utrzymanie psa takiej rasy,

- sporządzanie zeznań świadków w sprawie udowodnienia okresów pracy w rolnictwie,

- prowadzenie ewidencji wyrobisk na terenie gminy,

- współpraca ze służbą weterynaryjną w zakresie zwalczania chorób zakaźnych zwierząt i prowadzenia profilaktyki w tym zakresie,

- zgłaszanie przypadków chorób zakaźnych organom inspekcji sanitarnej a także określonym zakładom opieki zdrowotnej przypadków zachorowań,

- analizowanie sytuacji w zakresie produkcji roślinnej oraz oddziaływanie na rzecz jej rozwoju, współpraca w tym zakresie z odpowiednimi służbami rolnymi, w tym z Ośrodkiem Doradztwa Rolniczego,

- przygotowywanie opinii w sprawie zakazu uprawiania niektórych roślin uprawnych lub ich odmian, zakazu stosowania materiału siewnego, zakazu umieszczania uli z pszczołami na gruntach rolnych a także innych opinii określonych w przepisach o nasiennictwie,

- sporządzanie protokołów z nieużytkowanych gruntów,

- nadzór nad plantacją wierzby energetycznej,

- koordynacja prac przy rowach melioracyjnych,

- nadzór nad pracownikami publicznymi i interwencyjnymi,

- wszechstronna pomoc rolnikom, przy wypełnianiu wniosków dotyczących pomocy unijnej

- nadzór nad zalesianiem i zadrzewianiem,

- opiniowanie planów w zakresie łowiectwa,

- współdziałanie z dzierżawcą lub zarządcą obwodu łowieckiego w zagospodarowaniu obwodów łowieckich na obszarze gminy a w szczególności zaś w zakresie ochrony zwierzyny bytującej na jej terenie,

- przyjmowanie informacji o dostrzeżonych objawach chorób zwierząt żyjących wolno,

- opiniowanie wydzierżawienia obszarów łowieckich,

- prowadzenie mediacji w celu polubownego rozstrzygnięcia sporu dot. wynagrodzenia szkód wyrządzonych przez zwierzynę łowną lub przy wykonywaniu polowania,

- wydawanie zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów ,

- ustalanie i pobieranie opłat za usuwanie drzew i krzewów,

- nakładanie kar za niszczenie terenów zielonych ,drzew lub krzewów oraz za ich usuwanie bez wymaganego zezwolenia,

- wydawanie legitymacji strażnikom łowieckim,

-opiniowanie warunków korzystania z wód dorzecza,

- zatwierdzania ugody zmieniającej stosunki wodne,

- rozstrzyganie sporów o przywrócenie stosunków wodnych na gruntach do stanu poprzedniego,

- nakazywanie przywrócenia stosunków wodnych na gruntach do stanu poprzedniego,

lub wykonania urządzeń zapobiegającym szkodom lub nakładania obowiązku zapłaty odszkodowania,

- wydawanie pozwoleń wodno prawnych na zwykłe korzystanie z cudzej wody,

- współdziałanie ze służbami wojewody w zakresie należytego wykonywania określonych zabiegów ochrony roślin uprawnych przed chorobami, szkodnikami i chwastami, nakazywania posiadaczom gruntów zniszczenia zasiewów o nieodpowiedniej zdrowotności oraz wydawania zezwoleń na uprawę maku i konopi w ramach wymogów ustawowych,

- prowadzenie rejestru wydanych zezwoleń na uprawę maku i konopi,

- sprawowanie nadzoru nad uprawami maku i konopi,

- współpraca z organizacjami samorządu rolniczego,

- współpraca z leśniczym sprawującym pieczę na lasami,

- współdziałanie z Urzędem Statystycznym w zakresie uzgadniania i prowadzenia badań statystycznych w zakresie rolnictwa,

- współpraca ze Schroniskiem Zwierząt,

- uczestniczenie w pracach komisji powołanych na okoliczność klęski żywiołowej.

b/Ochrona przeciwpowodziowa

- organizacja i uczestnictwo w akcjach przeciwpowodziowych,

- zwalczanie skutków powodzi,

- podejmowanie działań w celu zapobiegania powodzi,

- pomoc dla powodzian,

- komunikaty i biuletyny informacyjne komitetów przeciwpowodziowych,

- koordynacja prac zabezpieczających przed powodzią,

- uczestniczenie w komisjach w sprawie szacunków strat powodziowych,

- sporządzanie wniosków o odszkodowania powodziowe,

c/ Gospodarka i obrót ziemią

- sprzedaż gruntów stanowiących własność gminy,

typowanie gruntów do sprzedaży, wykazy, ogłoszenia,

organizacja przetargów

zlecanie biegłym wycen dla gruntów gminy przeznaczonych do sprzedaży,

ustalanie terminów aktów notarialnych,

- stosowanie przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami dotyczącymi użytkowania wieczystego,

- prowadzenie spraw związanych z dzierżawą gruntów gminnych,

- naliczanie czynszów dzierżawnych,

- prowadzenie rejestrów umów dzierżawnych,

- kontrola ściągalności czynszów ,upomnienia,

- sporządzanie sprawozdań finansowych z dzierżawy

- prowadzenie rejestru mienia gminnego,

- realizacja ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i dodatkach mieszkaniowych,

- sporządzanie umów najmu i aneksów na wynajęcie lokali mieszkalnych i użytkowych,

- ewidencja wynajętych lokali

- kontrola płatności czynszów, ich naliczanie i egzekucja,

- przyjmowanie wniosków i rozpatrywanie o przyznanie dodatków mieszkaniowych,

- sporządzanie decyzji na dodatki mieszkaniowe,

- przygotowywanie projektów uchwał o wysokości czynszu dla poszczególnych grup lokali mieszkalnych,

- współpraca AWR w sprawie przejęć gruntów na cele komunalne

- planowanie i wnioskowanie potrzeb w zakresie robót geodezyjnych i urządzeniowo- rolnych,

- zlecanie, nadzór i odbiór robót geodezyjnych, kartograficznych i urządzeniowo-rolnych,

- gospodarowanie funduszami Gospodarki Gruntami i Gospodarki Mieszkaniowej

- prowadzenie spraw związanych z wywłaszczeniami i przyjmowaniem na rzecz gminy gruntów/nieruchomości/ z uwzględnieniem prawa wykupu

- współpraca przy scaleniach.

d/ Mienie komunalne i grunty leśne

- sporządzanie umów dzierżawnych uprawniających do przyznania renty lub emerytury uzupełniającej dla rolników uprawnionych do tych świadczeń,

- kompletowanie wniosków a założenie Księgi Wieczystej dla gruntów stanowiących własność Skarbu Państwa lub gminy oraz stała współpraca z Sądem Rejonowym-Wydział Ksiąg Wieczystych

- ewidencja gruntów Skarbu Państwa znajdujących się w granicach leśnych :

- ustalanie planów rocznych w zakresie przejmowania i zalesiania gruntów,

- współpraca z Nadleśnictwem w celu określania granic kompleksów lasów komunalnych, sposobu i formy zagospodarowania tych terenów,

- sporządzanie wykazów wszystkich użytkowników w granicach projektowanych kompleksów leśnych,

- przyjmowanie i załatwianie spraw związanych z przejęciami gruntów od osób fizycznych na rzecz gminy w zakresie gospodarki leśnej,

- nadawanie numeracji porządkowej nieruchomością,

- ewidencja nazw ulic na terenie gminy

- prowadzenie spraw związanych z nabywaniem przez użytkowników wieczystych prawa własności nieruchomości.

- prowadzenie postępowań rozgraniczeniowych ,

- przygotowywanie projektów wykazów osób uprawnionych do udziału we wspólnocie gruntowej oraz wykazu obszarów gospodarstw przez nich posiadanych,

- przejmowanie gruntów Skarbu państwa PFZ zgodnie z wymogami ustawy, które na dzień 01 lipca 2000r. nie zostały przekazane w zasób AWR,

- sporządzanie sprawozdań wynikających z zakresu oraz sprawozdania ze stanu niezagospodarowanych gruntów Skarbu Państwa

Referat Spraw Obywatelskich i USC

Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich i USC

Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego o prowadzi jako zadanie zlecone czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego przede wszystkim czynności rejestracyjne tj: rejestracja urodzeń, małżeństw i zgonów jako podstawowych zdarzeń kształtujących stan cywilny oraz rejestracja dodatkowa innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób, a mianowicie:

- odbieranie oświadczeń osób zawierających małżeństwo, że wstępują ze sobą w związek małżeński,

- przyjęcie od osób zamierzających zawrzeć małżeństwo pisemnego zapewnienia ,że nie wiedza o istnieniu okoliczności wyłączających małżeństwo,

- wydawanie zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa do ślubu konkordatowego,

- wydanie zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem miesiąca od dnia, kiedy osoby, które zamierzają je zawrzeć złożyły pisemne zapewnienie, że nie wiedza o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie tego małżeństwa,

- odmowa odebrania oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński jeżeli do wiadomości kierownika USC dojdzie okoliczność wyłączająca zawarcie zamierzonego małżeństwa a w razie wątpliwości zwrócenie się do sądu o rozstrzygnięcie czy małżeństwo może być zawarte,

- przyjęcie oświadczeń złożonych przy zawieraniu małżeństwa przez przyszłych małżonków o nazwisku nazwiskach/, które będą nosić po jego zawarciu oraz o nazwiskach dzieci zrodzonych z tego małżeństwa,

- przyjęcie oświadczenia małżonka rozwiedzionego ,który w skutek zawarcia małżeństwa zmienił swoje dotychczasowe nazwisko, o powrocie do nazwiska, które nosił przed zawarciem małżeństwa,

- przyjęcie zgłoszenia urodzenia lub zgonu, które nastąpiły na obszarze działania USC,

-przyjęcie oświadczenia ojca o uznaniu dziecka,

- przyjęcie przy uznaniu dziecka oświadczenia ojca ,że nosić ono będzie nazwisko matki,

-przyjęcie oświadczenia małżonków o nadaniu dziecku nazwiska męża matki, który nie jest ojcem tego dziecka,

- odtworzenie treści aktu stanu cywilnego w razie zaginięcia lub zniszczenia całości lub części księgi stanu cywilnego,

- wpisanie do ksiąg stanu cywilnego treści odpisu /wpisu/ aktu w razie zaginięcia lub zniszczenia całości lub części księgi stanu cywilnego lub gdy USC nie posiada księgi z której sporządzony był wpis,

- odtworzenie treści aktu stanu cywilnego jeżeli akt został sporządzony za granica a uzyskanie odpisu aktu jest nie możliwe lub związane z poważnymi trudnościami,

- odmowa przyjęcia oświadczeń o wyborze dla dziecka więcej niż dwóch imion, imienia ośmieszającego, nieprzyzwoitego, w formie zdrobniałej oraz imienia nie pozwalającego odróżnić płci dziecka,

- wpisanie do aktu urodzenia jednego z imion zwykle w kraju używanych jeżeli przy sporządzaniu aktu urodzenia rodzice nie dokonali wyboru imienia/ imion/ dziecka,

- przyjęcie pisemnego oświadczenia rodziców dziecka o zmianie imienia /imion/ dziecka wpisanego do aktu urodzenia w chwili jego sporządzenia,

- wydanie zaświadczenia stwierdzającego, że obywatel polski posiada zdolność prawną wymaganą według prawa polskiego do dokonania czynności stanowiącej sporządzania aktu stanu cywilnego za granicą,

- wydanie odpisu aktu stanu cywilnego,

- wydanie zaświadczenia z ksiąg stanu cywilnego,

- przechowywanie ksiąg stanu cywilnego ,dokonywania w nich wzmianek oraz powiadamiania o tych czynnościach organy przechowujące wtóropisy ksiąg i skorowidze,

- prowadzenie spraw z placówkami konsularnymi w zakresie aktów stanu cywilnego,

- wyposażanie USC i zapewnienie materialnych warunków działania w miarę otrzymanych środków finansowych,

-przekazywanie ksiąg 100 letnich do Archiwum Państwowego,

- stosowanie postanowień ustawy z dnia 15 listopada 1956r. o zmianie imion i nazwisk

a/ Ewidencja ludności i dowody osobiste

- prowadzenie ewidencji ludności,

- wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowań i wymeldowań ,

- przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych na pobyt stały, czasowy do 2 m-cy i wyżej 2 miesięcy oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie ,

- prowadzenie ewidencji pobytu czasowego cudzoziemców,

- zakładanie, prowadzenie i aktualizacja kart KOM, spraw związanych z systemem PESEL,

- prowadzenie elektronicznego systemu ewidencji ludności,

- sporządzanie list i zestawień ludności zgodnie z potrzebami,

- prowadzenie dokumentacji związanej z wojskowym obowiązkiem meldunkowym,

- prowadzenie i bieżąca aktualizacja kartoteki alfabetycznej mieszkańców,

- udzielanie informacji adresowych zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych,

- prowadzenie i aktualizowanie stałego rejestru wyborców,

- współpraca przy organizacji i przeprowadzeniu wyborów,

- weryfikacja spisów wyborców, wydawanie zaświadczeń o prawie do głosowania,

- współpraca z Zakładem Obsługi Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego Sekcja ds. Prowadzenia Rejestru w Częstochowie

- przyjmowanie i wprowadzanie wniosków o wydanie dokumentów tożsamości,

- wydawanie dokumentów tożsamości,

- prowadzenie i aktualizacja rejestrów wydanych dokumentów tożsamości,

- prowadzenie i aktualizacja kartoteki dowodów osobistych,

- prowadzenie rozliczeń formularzy z systemu wydawanie dowodów osobistych,

b/ Zadania z zakresu straży i ochrony p-poż i innych:

- merytoryczny nadzór nad prawidłowością wydatków ze środków gminy przewidzianych na cele pożarnictwa oraz ich szczegółowa ewidencja,

- ewidencja jednostek oraz ich składów osobowych,

- ewidencja i bieżąca kontrola powierzonego majątku na cele pożarnictwa,

- meldunki i zestawienia dot. pożarów,

- wydawanie, ewidencja i rozliczenia kart drogowych pojazdów pożarniczych oraz miesięcznych kart sprzętu silnikowego,

- opiniowanie oraz proponowanie wszelkich wydatków finansowych związanych z działalnością straży i ochrony p-poż,

- prowadzenie profilaktyki przeciwpożarowej /materiały propagandowe/,

- przyjmowanie zgłoszeń w sprawach tworzenia nowych jednostek oraz wydawanie opinii w tym zakresie,

- przyjmowanie zgłoszeń dotyczących powołania zakładowych ochotniczych straży pożarnych,

- koordynacja działań między wszystkimi lokalnymi jednostkami, Państwową Strażą oraz Policją w czasie zagrożeń i akcji gaśniczych,

- dbałość o bieżące prawidłowe zabezpieczenie budynku Urzędu Gminy i budynku Zespołu Gminnego II oraz pomieszczeń w nich się znajdujących, w zakresie ochrony p-poż.

- odpowiedzialność za ochronę przeciwpożarową zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy

VII. ZASADY I TRYB OPRACOWYWANIA

I WYDAWANIA AKTÓW PRAWA MIEJSCOWEGO

§ 20

1. Organy samorządu gminnego wydają akty prawa powszechnie obowiązujące na obszarze gminy /przepisy gminne/ w formie uchwał i zarządzeń

2. Akty prawa miejscowego ustanawiają:

a/ Rada Gminy w formie uchwał

b/ Wójt Gminy w formie zarządzeń /nie dotyczy wydawania zarządzeń porządkowych/,

3. Projekty aktów wymienionych w ust.2 przygotowują pracownicy poszczególnych Referatów.

4. Projekty aktów przedstawiane są Radcy Prawnemu do zaopiniowania a następnie Wójtowi, który kieruje uchwały pod obrady Rady Gminy.

5. Uchwały po jej podjęciu przez Radę Gminy kierowane są na właściwe stanowiska pracy w celu ich wykonywania.

6. Na stanowisku obsługi Rady Gminy prowadzony jest rejestr uchwał.

7. Na stanowisku obsługi sekretariatu prowadzony jest rejestr zarządzeń.

8. Na każdym stanowisku pracy w urzędzie gromadzone są obowiązujące przepisy prawne w zakresie załatwiania spraw.

9. Jeżeli z treści uchwały wynika, że ma być złożone sprawozdanie.

§ 21

1. Przepisy prawa miejscowego ogłasza się na tablicy informacyjnej i w lokalnej prasie.

2. W zakresie określonym ustawą akty prawa miejscowego ogłasza się w Dzienniku

Urzędowym Województwa Śląskiego.

VIII. ZASADY PRZYJMOWANIA ROZPATRYWANIA I ZAŁATWIANIA INDYWIDUALNYCH SPRAW OBYWATELI W URZĘDZIE GMINY.

§ 22

1. Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w Kodeksie

Postępowania Administracyjnego i w przepisach szczególnych.

2. Pracownicy Urzędu są zobowiązani do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania

indywidualnych spraw obywateli, kierując się przepisami prawa oraz zasadami

współżycia społecznego.

3. Odpowiedzialność za terminy i prawidłowe załatwienie indywidualnych spraw

ponoszą merytoryczni pracownicy zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków.

§ 23

1. Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez obywatela określa

Kodeks Postępowania Administracyjnego, Instrukcja Kancelaryjna oraz przepisy

szczególne dotyczące zwłaszcza organizacji przyjmowania ,rozpatrywania i

załatwiania skarg i wniosków obywateli.

2. Sprawy wnoszone przez obywateli w formie skarg ewidencjonowane są w rejestrze skarg i wniosków znajdującym się na stanowisku inspektora obsługi sekretariatu pozostałe sprawy w rejestrze pism przychodzących do Urzędu.

§ 24

1. Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do:

1/ udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśniania

treści obowiązujących przepisów,

2/ rozstrzyganie spraw w miarę możliwości na miejscu ,a w pozostałych przypadkach

do określenia terminu załatwienia sprawy,

3/ informowanie zainteresowanych stron o stanie załatwienia sprawy,

4/ powiadamiania o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy w przypadku

zaistnienia takiej konieczności,

5/ informowanie o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia od

wydanych rozstrzygnięć,

2. Interesanci mają prawo uzyskiwać informacje w formie pisemnej lub ustnej.

w sprawach podlegających ustawie o ochronie danych osobowych udziela się

informacji na wniosek pisemny o udostępnienie danych

3. Interesant ma prawo żądać sporządzenia protokołu z jego wniosku lub skargi .

§ 25

1. Wójt przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w wyznaczonym dniu

tygodnia i w określonych godzinach tj. w środę od godz:12,00 –15,30

2. Zastępca Wójta, Sekretarz oraz kierownicy referatów przyjmują interesantów w

sprawach skarg i wniosków każdego dnia w ramach swoich możliwości czasowych

IX. ORGANIZACJA DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ

§ 26

1. Do podstawowych zadań działalności kontrolnej należą:

1/ badanie legalności, celowości, rzetelności i gospodarności działań jednostek organizacyjnych podporządkowanych gminie,

2/ badanie wykonywania zadań własnych gminy względem legalności,

celowości, rzetelności i gospodarności,

3/badanie stanu realizacji zadań zleconych i powierzonych gminie z zakresu administracji rządowej,

4/ badanie sprawności organizacyjnej, poziomu funkcjonowania i legalności działań komórek organizacyjnych Urzędu,

5/ badanie zgodności podejmowanych rozstrzygnięć z obowiązującymi przepisami

2. Celem kontroli jest zapewnienie bieżących, obiektywnych informacji, ocen i analiz umożliwiających Wójtowi wypełnianie zadań określonych przepisami prawa i wynikających z uchwał Rady.

3. Kontrole w jednostkach podporządkowanych Gminie mogą być prowadzone przez pracowników Urzędu tylko po uprzednim uzyskaniu imiennego upoważnienia Wójta,określającego temat, zakres i termin działania.

4.Kontrole finansową wynikająca z ustawy o finansach publicznych przeprowadza audytor zatrudniony przez Wójta na podstawie zarządzenie w sprawie harmonogramu kontroli finansowej

5. Zbiorową dokumentacje kontroli finansowych prowadzi Skarbnik Gminy, natomiast z pozostałych tematów kontroli – Sekretarz Gminy.

X. OBIEG DOKUMENTÓW ORAZ ZASAD PODPISYWANIA PISM I DECYZJI

§ 27

1.Organizację prac kancelaryjnych w Urzędzie określa instrukcja kancelaryjna dla organów gmin i związków międzygminnych ustalona Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku.

2.Korespondencja wpływająca do urzędu jest niezwłocznie rejestrowana.

oznacza to:

- nadanie korespondencji pieczęci i daty wpływu na piśmie lub kopercie /w przypadku gdy koperty nie podlegają otwarciu,

- wpisanie do rejestru pism pod kolejnym numerem i naniesienie tego numeru na korespondencji,

3.Korespondencja jest dekretowana na pracowników przez Wójta Zastępcę Wójta lub Sekretarza,

4.Korespondencja do Rady Gminy przyjmowana jest w sekretariacie, a następnie kierowana do biura Rady Gminy,

5.Korespondencja zawierająca jedynie imię i nazwisko adresata bez opatrzenia jej

pieczęcią nadawcy winna być traktowana jako prywatna i nie podlega otwarciu i rejestracji. Jeżeli okaże się, że korespondencja ta nie miała charakteru prywatnego, adresat niezwłocznie przedkłada ją do zarejestrowania i opatrzenia właściwą pieczęcią i numerem rejestru.

6.Korespondencja wysyłana związana z prowadzonym postępowaniem administracyjnym lub sądowym, wysyłana jest listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. za pośrednictwem Punktu Obsługi Klienta.

7.Pozostała korespondencja wysyłana jest listem zwykłym za pośrednictwem Punktu Obsługi Klienta

§ 28

1.Wójt osobiście podpisuje:

1/ zarządzenia,

2/ dokumenty kierowane do organów administracji rządowej,

3/ pisma kierowane do Najwyższej Izby Kontroli,

4/ pisma kierowane do Regionalnej Izby Obrachunkowej,

5/ odpowiedzi na interpelacje,

6/ odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące bezpośrednio podległych mu osób,

7/ inne pisma, dokumenty, które zastrzegł sobie odrębnymi decyzjami i poleceniami,

8/ decyzje w sprawach umorzeń zaległości podatkowych .

2.Zastępca Wójta podpisuje dokumenty w ramach udzielonego upoważnienia przez Wójta.

3.Sekretarz podpisuje dokumenty w ramach udzielonego upoważnienia przez Wójta.

4.Korespondencję w toku postępowania podpisuje kierownik referatu lub pracownik po otrzymaniu pełnomocnictwa.

5.Każde pismo lub dokument musi być parafowany przez pracownika który je sporządził.

6.Na każdym stanowisku prowadzone są sprawy zgodne z rzeczowym wykazem akt.

Teczki zawierają spisy spraw, na podstawie których nadawana jest numeracja sprawy i korespondencji wychodzącej.

XI. ZAMAWIANIE PRZECHOWYWANIE UŻYWANIE PIECZĘCI

§ 29

1.Wzory zamawianych dla potrzeb Urzędu pieczęci nagłówkowych i pieczęci do podpisu powinny być zgodne z wzorami określonymi w instrukcji kancelaryjnej oraz stanem organizacji Urzędu ustalonym w niniejszym regulaminie.

2.Wzór i używanie pieczęci urzędowej określają odrębne przepisy.

3. Czynności związane z zamawianiem, ewidencją, wydawaniem i wycofywaniem z użytku pieczęci wykonuje stanowisko inspektora ds.obsługi sekretariatu.

4.Wnioski Kierowników i pracowników na samodzielnych stanowiskach o wykonanie nowych pieczęci pod względem zgodności z instrukcją kancelaryjną i stanem organizacji Urzędu opiniuje i akceptuje Sekretarz Gminy.

5.Wydawanie wykonanych pieczęci odbywa się za pokwitowaniem.

6.Stanowisko ds.obsługi sekretariatu prowadzi ewidencje pieczęci wg.układu uwzględniając:

- odcisk pieczęci,

- imię i nazwisko pracownika u którego pieczęć się znajduje,

- datę wydania ,

7. Pieczęcie wycofane z użycia powinny być protokólarnie zniszczone przez powołaną w tym celu komisję. Komisję taką powołuje Wójt.

8. Odpowiedzialność za właściwe przechowywanie pieczęci oraz zabezpieczenie ich przed kradzieżą ponoszą pracownicy, którym zostały one powierzone do użytku.

9. Fakt zaginięcia lub zagubienia pieczęci należy bezzwłocznie zgłosić Sekretarzowi Gminy, który zarządza postępowanie wyjaśniające.

XII. POSTĘPOWANIE W SPRAWACH INTERPELACJI, SKARG I WNIOSKÓW

§ 30

1.Wójt niezwłocznie przystępuje przy pomocy pracowników Urzędu do rozpatrzenia wniosków, interpelacji czy skarg zgłoszonych podczas sesji na które nie było możliwości udzielenia wyczerpującej odpowiedzi podczas jej przebiegu.

2. Składane na piśmie skargi nie mogą być załatwiane przez osoby, których skarga dotyczy. Osoby te mają jednak obowiązek udostępnienia wszelkich danych osobie sprawdzającej podstawę skargi .

3.Wnioski, interpelacje i skargi powinny być rozpatrzone w terminie 14 dniowym. Gdy bark jest możliwości dotrzymania terminu, osobę zainteresowaną informuje się o tym podając termin załatwienia.

XIII.PRZEPISY KOŃCOWE.

§ 31

1. Załączniki nr 1-2 do regulaminu stanowią jego integralną część.

2. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania

3. Zmiana regulaminu wymaga zarządzenia Wójta.