Gmina Kłomnice - Rok 2011

Zarządzenie nr 152/2011
Wójta Gminy Kłomnice
z dnia 30 grudnia 2011 r.

w sprawie: pieczęci urzędowych i pieczątek stosowanych w Urzędzie Gminy Kłomnice

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz.1591 z późn. zm.), art. 16c ustawy z dnia 31 stycznia 1980 r. ustawy o godle, barwach i hymnie Rzeczpospolitej Polskiej oraz pieczęciach państwowych (Dz. U. z 2005 r. Nr 235, poz.2000 z późn.zm.)

zarządzam, co następuje:

§ 1. 1. W Urzędzie Gminy Kłomnice mogą być stosowane pieczęcie urzędowe, pieczęcie nagłówkowe, imienne (podpisowe) oraz inne pieczątki i stemple, co wynika z przepisów prawa bądź potrzeb pracowników Urzędu w związku z realizowanymi zadaniami.
2. Pieczęcie, pieczątki i stemple, o których mowa w Zarządzeniu pozostają własnością Urzędu Gminy Kłomnice który ponosi koszty ich wykonania.

§ 2. 1. Pieczęcią urzędową jest metalowa, tłoczona pieczęć okrągła, zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczpospolitej Polskiej, a w otoku napis " RADA GMINY KŁOMNICE”, „GMINA KŁOMNICE”, „WÓJT GMINY KŁOMNICE”, „URZĄD GMINY KŁOMNICE”, „URZĄD STANU CYWILNEGO w KŁOMNICACH" oraz do dowodów osobistych „WÓJT GMINY KŁOMNICE”.
2. Pieczęcią urzędową może być również pieczęć, o której mowa w pkt.1, zawierająca pośrodku, zamiast wizerunku orła herb gminy Kłomnice, określony w Statucie Gminy.
3. Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. na decyzjach administracyjnych, zaświadczeniach, świadectwach i innych dokumentach zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
4. Odcisku pieczęci urzędowych nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
5. Do wyrobu pieczęci urzędowych uprawniona jest wyłącznie Mennica Państwowa.

§ 3. 1. W Urzędzie Gminy Kłomnice stosowane są pieczęcie nagłówkowe, imienne (podpisowe) według wzorów określonych w Załączniku nr 1 do Zarządzenia.
2. Pieczątki imienne są wyrabiane pracownikom, których zakres powierzonych zadań i czynności uzasadnia posługiwanie się w/w pieczątką.
3. Pieczątki imienne „Z up. WÓJTA”, mogą posiadać i stosować pracownicy, w granicach indywidualnego pisemnego upoważnienia Wójta Gminy Kłomnice.
4. Wzory pieczęci używanych do przeprowadzenia wyborów powszechnych i referendów określają odrębne przepisy
5. Ponadto w Urzędzie Gminy Kłomnice używane są pieczątki:
1) wpływu
2) pieczątki specjalne, o treści związanej z określoną kategorią spraw załatwianych przez daną komórkę organizacyjną lub jej pracownika
3) pieczątka „ ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM”- potwierdzające autentyczność pism i dokumentów urzędowych wytworzonych w Urzędzie Gminy oraz pieczątka „ZA ZGODNOŚĆ Z OKAZANYMI DOKUMENTAMI”- potwierdzająca oryginały pism nie wytworzonych w urzędzie. Do dysponowania pieczątką „ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM” i „ZA ZGODNOŚĆ Z OKAZANYMI DOKUMENTAMI” potwierdzającą autentyczność pism i dokumentów uprawniony jest kierownik referatu co potwierdza własnoręcznym czytelnym podpisem i datą.
4) pieczątka „Stwierdzam własnoręczność podpisu”-uprawniony wyłącznie Wójta Gminy,
5) pomocnicze – pieczątki i stemple mają charakter pomocniczy, służą do sygnowania dokumentów w zakresie dokonania określonych czynności urzędowych (np. druk ścisłego zarachowania, kasownik, numer konta, opłata skarbowa pobrana, opłaty pocztowe skredytowane, decyzja niniejsza stała się ostateczna w dniu., nr konta, NIP-u i REGONU, wydatek mieści się w planie finansowym, Nie stosuje się ustawy art. 4 pkt. 8 ustawy prawo zamówień publicznych, Wydatek zakwalifikowano do wydatku strukturalnego w wysokości, dowód osobisty podlega unieważnieniu po upływie. ., zaksięgować pod datą, WN-MA-Podpis, Kwituje odbiór i data, Płatne ze środków dotacji gminy, Opłatę skarbowa w wysokości …pobrano, lub Nie podlega opłacie skarbowej.

§ 4. 1. Pieczęcie urzędowe/pieczątki stosuje się wyłącznie do załatwienia spraw służbowych.
2. Użytkownicy pieczęci urzędowych/pieczątek są zobowiązani do używania ich zgodnie z przeznaczeniem i ponoszą pełną odpowiedzialność za ich użytkowanie.
3. W trakcie wykonywania obowiązków służbowych powinny znajdować się one w miejscu dostępnym tylko dla pracownika odpowiedzialnego za pieczęcie.
4. Pieczęcie urzędowe należy przechowywać w zamkniętych szafach.
5. Kierownicy referatów zobowiązani są zapewnić kierowanym przez siebie komórkom organizacyjnym stosowne pieczęcie w liczbie odpowiadającej uzasadnionym potrzebom.
6. Za zgodne z obowiązującymi przepisami używanie pieczęci urzędowej organów Gminy Kłomnice oraz pozostałych pieczęci i stempli przez poszczególne referaty Urzędu Gminy odpowiadają kierownicy referatów.

§ 5. 1. Zamówienie pieczęci urzędowych oraz pieczątek może być dokonane tylko na piśmie, na wniosek pracownika po uzgodnieniu z kierownikiem referatu i zaakceptowaniu przez Sekretarza Gminy.
2. Zamówienie większej liczby egzemplarzy pieczęci urzędowej tego samego rodzaju jest dopuszczalne tylko w organizacyjnie uzasadnionych przypadkach. Każdy wtórnik pieczęci oznacza się kolejną numeracją rozpoznawczą.
3. Po wykonaniu pieczęci urzędowych/pieczątek pracownik sekretariatu dokonuje ich ewidencji (wraz z odciskiem pieczątki/pieczęci) w „Ewidencji pieczęci” i wydaje za pokwitowaniem osobie, która występowała z wnioskiem.
4. Zmiana użytkownika danej pieczęci urzędowej/pieczątki następuje poprzez złożenie w „Ewidencji pieczęci” podpisu osoby zdającej pieczęć oraz osoby przyjmującej przedmiotową pieczęć urzędową/pieczątkę.

§ 6. 1. W przypadku zużycia, uszkodzenia, bądź dezaktualizacji pieczęci urzędowych/pieczątek należy zwrócić je niezwłocznie do pracownika odpowiedzialnego za obsługę administracyjno-gospodarczą urzędu /sekretariatu/ w celu likwidacji.
2. Zniszczenie pieczęci następuje w sposób zapewniający likwidację nośnika tekstu np. przez oddzielenie go i zniszczenie umożliwiające wykorzystanie go
w poprzednim charakterze (poprzez pocięcie, spalenie, itp.) Z przeprowadzenia likwidacji zdanej pieczęci sporządzany jest protokół i fakt likwidacji odnotowuje się w „Ewidencji pieczęci”.
3. O utracie pieczęci urzędowej, kierownik referatu lub pracownik, który ma powierzoną pieczę nad nią zawiadamia niezwłocznie Wójta z podaniem okoliczności utraty pieczęci, który z kolei niezwłocznie zawiadamia o okolicznościach utraty pieczęci Mennicę Państwową lub wyspecjalizowany podmiot, który wykonał daną pieczęć oraz policję lub prokuraturę.

§ 7. 1. Wykonanie Zarządzenia powierza się Kierownikom Referatów.
2. Nadzór nad realizacją postanowień Zarządzenia sprawuje Sekretarz Gminy.

§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia